Како покренути ефективне састанке који производе резултате

Људи проводе толико времена на пословним састанцима да је претварање времена састанка у одрживе резултате приоритет за успјешне организације. Радње које чине успешне пословне састанке захтевају руководство од стране руководиоца састанка пре, током и после састанка.

Ако искористите предности ових дванаест савјета за управљање пословним састанцима, ваши састанци и тимови ће боље функционирати и дати боље резултате.

Акције које треба предузети пре састанка

Радње прије пословног састанка успостављају основу за постизање резултата састанка. Можете урадити све неопходне активности, али без претходног рада нећете бити успешни.

Планирајте пословни састанак

Ефикасни пословни састанци који дају резултате почињу са паметним планирањем. Прво, утврдите да ли су вам потребни други запослени који ће вам помоћи да планирате састанак (тј. Привлачење људи из неколико одјела). Онда одлучите шта ћете да постигнете одржавајући састанак и успоставите оствариве циљеве за ваш састанак.

Циљеви које сте поставили за пословни састанак ће успоставити оквир за ефикасан план састанка. Као што Степхен Цовеи каже у "Седам навика високо ефективних људи", "Почните од краја на уму." Сврха састанка ће одредити фокус састанка, дневни ред састанка и учеснике које ћете морати присуствовати састанку.

Побрините се да вам је потребан састанак

Може звучати унатраг, али када сте развили план свог пословног састанка, побрините се да састанак буде прикладно средство за постизање циљева које сте поставили. Одржавање састанака је скуп потхват када узмете у обзир плаћене трошкове учесника. Потрудите се да утврдите да је састанак најбоља прилика за решавање проблема, побољшање процеса или стварање дугорочне или краткорочне стратегије за ваш тим или одељење.

Обезбедити одговарајуће учешће на састанку

Ако је пословни састанак одговарајући начин да остварите своје циљеве, провјерите са учесницима чија је присутност неопходна за успјех састанка. Ово може звучати као да нема никаквог смисла, али то одузима најхрабријем лидеру - кључни учесници морају бити доступни да присуствују састанку.

Понекад људи шаљу делегате у њиховом одсуству. Ако делегат присуствује на мјесту кључног доносиоца одлука, побрините се да именовани члан особља има овласти да доноси коначне одлуке које се могу потписати. У супротном, одложите састанак.

Дистрибуирати и прегледати предрадњу пре састанка

Колико састанака сте похађали, а који је започео тако што је фацилитатор састанка подијелио гомилу папира или извео ПоверПоинт презентацију за расправу? То је фрустрирајуће због спуштања на лимене тактике; састанак постаје групно читање - тешко да је продуктивно за ваше пословање.

Можете направити пословне састанке најпродуктивнијим и осигурати резултате тако што ћете обезбиједити потребне предрадње прије састанка. Пружање предрадње, графикона, графикона и материјала за читање 48 сати прије почетка састанка значи да сви долазе спремни за скок.

Документација која ће вам помоћи да постигнете циљеве састанка може укључивати следеће:

• извештаје и податке
• графиконе и везе са конкурентним информацијама
• мјесечна продаја
• планове производње
• Мицрософт ПоверПоинт слајдови који илуструју кључне тачке за дискусију
• Записници са састанака, биљешке и наставак са ранијих састанака или сродних састанака и пројеката

Акције које треба предузети током пословног састанка

Током пословног састанка, ако ефикасно искористите време, изградићете ентузијазам за тему и генерисати посвећеност учесника. Људи ће се осјећати дијелом нечег већег од свакодневних изазова. Стога, добро организован, активан састанак који поставља позорницу за праћење ће произвести резултате састанка.

Ефективне олакшице за пословне састанке

Вођа састанка поставља позитиван, продуктиван тон за интеракцију међу учесницима састанка. Ефективно олакшавање састанака почиње прегледом циљева, или очекиваним резултатима састанка, као и дневним редом. Фацилитатор помаже члановима групе да остану фокусирани и продуктивни.

Састанак састанка и дневни ред поставили су оквир за састанак. Ефективни фацилитатор, који држи учеснике на правом путу, осигурава постизање очекиваних, жељених резултата као резултат састанка.

Укључите сваког учесника у изводљиве акције

Свака радна група има различите личности које се појављују на састанцима. Имате тихе сараднике као и људе који покушавају да доминирају у свакој тачки дискусије. Било да олакшавате или присуствујете састанку, морате укључити сваког учесника у процес испуњавања циљева.

Ово осигурава да сваки учесник буде уложен у тему састанка и да ће пратити. Нећете имати једног члана - или себе - покушавајући да пренесете читав терет.

Направите план за наставак ефикасног пословног састанка

Током пословног састанка, направите план праћења са акционим ставкама. Ефективни планови укључују следеће:

• Ставка специфичне акције
• Име особе која је преузела власништво да би извршила ставку акције
• Датум доспијећа ставке акције
• Консензус о томе шта представља завршетак ставке акције

Разговарајте о стварним сценаријима и препрекама за успјех које чланови тима могу искусити док покушавају да постигну ставке потребне за постизање резултата. Ако вам је потребан накнадни састанак, подесите вријеме прије одласка судионика тако да је на календару свих.

Акције које треба предузети након пословног састанка

Акције и планирање прије и за вријеме састанка имају велику улогу у постизању очекиваних, позитивних и конструктивних резултата. Ваше акције након састанка су једнако кључне. Праћење на наредном планираном састанку никада није довољно за улагање да би се осигурали резултати.

Објавите минуте састанка

Објавите своје записнике и акциони план у року од 24 сата. Људи ће најефикасније допринети резултатима ако одмах почну са радњама. Они још увијек имају свјежу успомену на састанак, разне точке за расправу и образложење за сваку точку састанка.

Такође, кашњење у расподели минута ће утицати на ваше резултате јер већина људи чека да стигне записник пре него што се ухвате у коштац са својим обавезама.

Ефикасно праћење пословних састанака

Поштовање и поштовање рокова и праћење ће вам помоћи да постигнете резултате са ваших састанака. Након састанка, свака особа са ставком акције треба да направи акциони план за извршење сваке од својих обавеза.

Било да пишу кораке у свом планеру, делегирају задатке другом особљу или одмах извршавају задатак, особа је одговорна за праћење.

И можете побољшати резултате састанка тако што ћете пратити сваку особу на средини пута између састанака. Ваш циљ је да проверите напредак и осигурате да су задаци у току.

Одговорност за праћење током наредног састанка

Да ли сте икада седели на састанку који је састојао од сваког учесника који је групи рекао зашто нису у стању да испуне своју обавезу? Успостављање норме или обичаја одговорности за резултате почиње у раном циклусу састанка.

Праћење од стране посредника на пола пута између састанака помаже, али група мора учинити неуспјех да држи обавезе неприхватљивим. Учесници треба да извештавају о напретку и исходима на следећем састанку са очекивањем да ће сви учесници остварити своје приписане циљеве. Ако је задатак заустављен, на следећем састанку погледајте да ли постоји легитимна препрека за напредак и одредите како да наставите.

Испитајте процес пословних састанака за континуирано побољшање

Пракса дебриефинга сваког пословног састанка је моћно средство за континуирано побољшање. Учесници се измјењују расправљајући о томе што је било учинковито или неучинковито у вези с тренутним процесом пословних састанака. Они такође дискутују о напретку који осећају да група прави о датој теми.