Преглед датотека особља и политика узорка

Документација особља је спремљена документација послодавца о историји и статусу цијелог радног односа са појединим запосленим. Послодавац задржава ову документацију о запослењу у досијеу особља из три разлога.

• Послодавац жели да има тачне информације при руци и организован када вам је потребан приступ информацијама из било ког разлога. Промјене у контактима за хитне случајеве, адресе запосленика, праћење оцјене рада, писмена писма, препознавање запосленика и материјали за пријаву на посао су примјери врста информација које послодавац жели да буде у могућности да брзо приступи.
• Послодавац треба да задржи документацију о питањима везаним за особље, као што су избор запосленика, радни учинак, радна историја, образложење накнаде и интерне апликације за напредовање, да наведемо само неке.

  ЕЕОЦ тврди, тужба или чак потреба да се оправда недостатак повишице или унапређења запосленом захтева да послодавац прикупи и задржи ову врсту документације запослених.

• Неке евиденције запосленика су обавезне од стране федералних или државних влада да послодавци задрже. Организовање информација о запосленима у кадровском досијеу има смисла за приступ и поштовање закона и спремност.

Типови кадровских досијеа

Послодавац обично одржава неколико типова кадровских досијеа, за пословну употребу, за поверљивост запосленика, за приватну медицину и за поштовање закона. Не знам ни за какав закон који каже колико фајлова послодавац треба да чува.

Међутим, постоји много закона, а постоји и најбоља пракса особља за поверљивост података о запосленима, која регулише садржај досијеа особља и ко има приступ тим информацијама. Ово су досијеи особља које већина послодаваца у САД држи. (Закони и праксе широм света могу се разликовати.)

• Персоннел Филе: Ово је главни фајл запосленика који садржи историју радног односа.
• Датотека за обрачун зарада: Желите да одржавате посебан фајл за сва питања везана за плате и накнаде.
• Медицинска датотека запосленика: Савезни закон о преносивости здравственог осигурања и одговорности из 1996. (ХИПАА) захтева од послодаваца да заштите здравствене податке запослених као поверљиве.
• И-9 Обрасци за запослене: Потребно је да водите посебан фајл за све И-9 обрасце запослених (не по запосленом), јер не желите да државни службеници, који су овлашћени да проверавају ове обрасце у различитим околностима, гледају кроз ваше главне, поверљиве датотеке особља.

Приступ запосленика досијеима особља

Запосленима је омогућен приступ досијеима својих запослених под водством и надзором особља за људске ресурсе. Досјеи особља запослених сматрају се власништвом послодавца који има одговорност да их одржава и чува.

Примјер правила за датотеке особља

Следи узорак политике за особље у вашој компанији. У њему се расправља о различитим датотекама које се препоручују и ко треба да има приступ свакој датотеци.

Сампле Полици

Компанија одржава три досијеа запослених за сваког запосленог.

А особље одржава се за сваког запосленика (Ваше име компаније). Ови досијеи особља садрже повјерљиве документе и њима управља и одржава особље за људске ресурсе.

Приступ овој датотеци је ограничен на особље ХР-а и претпоставља да менаџер сваког запосленог одржава свој фајл са документима релевантним за радни учинак запосленог.

Типични документи у кадровском досијеу укључују пријаву за запошљавање, формулар за контакт у случају нужде у породици, документовану повијест дисциплинских мјера, животопис, приручник за запосленике и потписивање листова послодавца, тренутне особне информације и референце за посао.

Сви досијеи особља не садрже исте документе, али сваки досије особља има неке документе који су исти.

Платни спискови такође се одржавају; датотеке платног списка садрже историју послова, одељења запослених, компензационе промене и тако даље. Приступ платном списку је ограничен на одговарајуће рачуноводствено и кадровско особље.

Ан медицински досије запосленика такође се одржава. Садржај медицинског досијеа није доступан никоме осим особља именованог за људске ресурсе и запосленог чије се евиденције чувају у досијеу. На име Ваше компаније), медицински досијеи имају највиши степен безбедног складиштења и поверљивости.

Запослени може прегледати свој досије особља тако што ће се обратити особљу за људске ресурсе током редовног радног времена. Ниједан запосленик не може измијенити или уклонити било који документ из свог кадровског досијеа који мора бити прегледан у присуству особља за људске ресурсе.

Такође познат каодатотеке запослених, евиденције запослених, датотеке са људским ресурсима, документацију

Одрицање од одговорности - Напомена:

Сусан Хеатхфиелд улаже максималне напоре да понуди тачно, здраворазумско, етичко управљање људским ресурсима, саветовање послодаваца и радних места на овом веб сајту и повезано са овим веб-сајтом, али она није адвокат и садржај на сајту, док није гарантована за тачност и законитост, и не треба га тумачити као правни савет.

Сајт има светску публику, а закони и прописи о запошљавању варирају од државе до државе и од земље до земље, тако да сајт не може бити дефинитиван за све ваше радно место. Када сте у недоумици, увек тражите правног саветника или помоћ од државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне. Информације на овом сајту служе само као смернице, идеје и помоћ.