Шта припада датотеци особља за запослене?

Документација запослених је главни досије запосленика који садржи историју радног односа од пријаве за запошљавање преко документације за излазак из разговора и престанка радног односа. Само особље за људске ресурсе и непосредни руководилац и менаџер запосленог могу имати приступ информацијама у досијеу запослених, и никада не напуштају канцеларију за људске ресурсе.

Досје за особље запосленог се обично чува у закључаном ормарићу са фајловима који су заштићени од пожара на закључаном месту које је доступно особљу за људске ресурсе. Повјерљивост информација о запосленима у досијеу особља је од највеће важности.

Од свих досијеа запослених у предузећу, досије особља запосленог најчешће се приступа свакодневним информацијама од стране послодавца, супервизора или особља за људске ресурсе.

Разматрања о садржају фајла запосленика

Основни принципи и питања која треба узети у обзир приликом подношења било ког документа у досијеу запослених су следећи.

• Да ли ће послодавцу бити потребан одређени документ који оправдава одлуке ако је послодавац тужен? Да ли би послодавцу био потребан тај документ на суду?
• Да ли запослени зна и разуме да ће документ бити поднесен у његовом или њеном персоналном досијеу? У већини случајева, послодавци треба да запослени потпишу документ, а не да се слажу са садржајем документа, али да признају да су упознати и прочитали документ.
• Никаква изненађења, мишљења или личне напомене о запосленом не би смјели бити стављени у досје особља. Само чињенице, без спекулативних мисли, спадају у досије особља.

Садржај датотеке особља за запослене

Следе препоруке о документацији коју послодавац треба да води у досијеу запослених.

историја запошљавања

• Пријава за посао
• Резиме
• Ресуме цовер леттер
• Верификација образовања
• Верификација запошљавања
• Писмо одбијања
• Опис посла
• Записи о анализи посла
• Писмо за посао или уговор о раду
• Агенција за запошљавање или уговор о привременој агенцији, ако се користи
• Информације за контакт у хитним случајевима
• Потписан образац за примање приручника за запослене који приказује пријем приручника за запослене
• Контролна листа из нове оријентације запосленика која приказује покривене теме и од кога
• Било какви споразуми о премјештању и документација
• Било који уговор, писмени споразум, признаница или потврда између запосленог и послодавца (као што је уговор који није компетитиван, уговор о раду или уговор који се односи на аутомобил компаније)

• Службени формулари о животу на послу, укључујући захтјеве за трансфер, напредовање, интерне пријаве за посао и тако даље
• Било која друга документација везана за запошљавање

Развој перформанси запослених, развојни планови и побољшање

• Копије свих процена учинка или планова развоја запослених
• Самооцењивање запослених
• Записник са свих формалних саветодавних сесија
• Напомене о присуству или кашњењу
• Документација плана за побољшање перформанси
• Дисциплински извештаји
• Признање запосленика представљено као цертификати, писма о признавању и тако даље
• Формалне предлоге и препоруке запослених, одговори организација
• Записи о обуци
• Захтеви за обуку
• Процене компетенција
• Обавештења или распореди обуке или сесије

• Потписане процене потреба
• Извјештаји о трошковима обуке
• Жалбе купаца или сарадника

Записник о престанку радног односа

• Писмо о оставци запосленика
• Излазна документација за интервју
• Цобра нотифицатион
• Контролна листа за завршетак запошљавања
• Завршно рачуноводство за све аспекте запошљавања запосленог, као што су коначна исплата, исплата за годишњи одмор, поврат имовине компаније и тако даље