Како одговорити на питања запослених - савети и стратегије састанка

Пословни састанци могу се одвијати бескрајно ако отворите клуч за питања запосленика ако не успоставите параметре од почетка и задржите контролу над подом. Реченица "постоји једна у свакој гомили" се добро примјењује у контексту пословних састанака јер су незадовољни запосленици често спремнији да говоре у групним поставкама. Све што је потребно је један негативан коментар или питање да би се други почели договорити. Али обрнуто може бити истина: започните позитиван разговор и позовите друге да се придруже и исход може бити продуктиван сусрет са свима који одлазе осећајући да је састанак вредан њиховог времена.

Једна од највећих примједби на пословне састанке је да су често непотребне и троше драгоцјено радно вријеме. Будите сигурни да јасно наведете сврху састанка, унапријед одредите колико ћете времена посветити састанку (као и било какве отворене дискусије), а затим се придржавајте тема састанка и планираног трајања. Можда бисте желели да састанке учините занимљивијим уз помоћ ледоломца или загревања.

Ево стратегија за рад са запосленима који постављају питања током састанака које не желите одмах да одговорите, или које не желите да се обратите ни у једном тренутку током састанка.

Када одмах реаговати на питање

Ако је питање правовремено и на задатку, а ви сматрате да га треба ријешити, одговорите одмах - али кратко - и онда наставите са изјавом да ћете узети више питања на крају састанка ако имате времена.

Подржите своју изјаву да настављате говор тијела. Погледајте ваше белешке или се окрените суочавању са белом таблом, итд. Ако погледате у публику (посебно са подигнутим обрвама) можда шаљете сигнал да остављате отвор за више питања.

Ако је публика негативна или непријатељска, признајте њихову забринутост, али само индиректно. Одвојите тренутак и објасните да разумете и подијелите њихове бриге, али ако се превише удаљите од теме, ништа се неће постићи. Предложите људима да напишу своја питања за касније, или се договорите да се састану са вама приватно где можете да дискутујете о њиховим забринутостима детаљније.

Одговарање на једно питање је корисно јер:

• Омогућава власнику састанка да адресира нешто о чему можда није размишљао;
• Он шаље поруку да слушате своју публику;
• Узимајући само једно питање, такође шаљете поруку да сте и даље под контролом састанка, али бринете о томе шта учесници мисле.

Како тактно одложити питање

Ако се на питање које се постави касније говори на састанку, реците: "То је добро питање и ми ћемо се кратко позабавити".

Ако је питање које се поставља изван теме и неће бити адресирано на састанку, дати скуп специфичних упутстава за рјешавање. Ако једноставно одбијете да одговорите на питање или донесете пресуду, "то није сврха овог састанка", можете на крају послати погрешну поруку својим запосленима: менаџменту није стало.

Други начин да се одложите питања о којима се неће разговарати на састанку је да замолите особу да се састане с вама (или другим одговарајућим чланом управе) приватно како би детаљније разговарали о њиховим проблемима. Можда чак предлажете (ако је прикладно) да је питање довољно важно да оправдате разматрање о томе да се у наредном периоду на посебном састанку разговара.

Одређивање питања је корисно јер:

• У неформалном радном окружењу запослени се могу осјећати превише слободни да говоре своје мишљење и могу преузети контролу над састанком;
• Већина љутих или незадовољних радника жели да их се чује више од било чега другог. Дајући им звучну плочу у право време и окружење може помоћи да се избегну мањи проблеми да постану већи проблеми; и
• Запослени требају и одговарају на добро водство.Ако менаџмент одржава контролу на праведан и уравнотежен начин, она шаље поруку запосленима да менаџмент слуша, али мора поставити одговарајуће границе.