За и против 3 пројектне организационе структуре

Начин на који је ваша организација структурирана утиче на то како управљате и водите пројекте. То такође може да утиче на то колико ауторитета и досега морате обавити свој посао као менаџер пројекта.

Постоје три уобичајене организационе структуре, а пројектни менаџери раде у сваком од њих: функционални, пројектни и матрични. Хајде да погледамо предности и недостатке сваке од њих, тако да знате против чега се борите када се придружите новој структури.

Функционална организациона структура

У функционалној организационој структури, руководилац пројекта и сви ресурси раде у истом одјелу компаније, као што је одјел продаје и маркетинга. Генерално, функционални менаџер има више овлашћења од менаџера пројекта.

Предности

Функционална структура вам даје најмање снаге као пројектни менаџер, али нуди много других предности:

• Добро функционише за мале тимове и мале пројекте, јер функција има потпуну контролу над члановима тима и другим потребним ресурсима.
• Лако можете приступити стручњацима који су вам потребни јер се налазе у истом функционалном подручју.
• Брзо је да се сви скупа реше проблема везаних за пројекат.
• Можете ограничити алате за комуникацију пројекта које требате користити јер је тим релативно мали и једноставан.
• Често добијате ентузијастичне чланове тима који желе радити на пројекту јер им пружа могућности за каријеру. Рад на пројекту може бити одличан начин да мотивишете свој тим.

• Ако предате пројекат функционалном тиму, то ће бити функционални тим у којем радите, што може олакшати затварање пројекта.

Недостаци

Иако ова структура има много предности, размотрите и неке недостатке:

• Рад се одвија у силосу, што може значити да немате приступ људима изван ваше функционалне подјеле.
• Људи у пројектном тиму могу бити лојалнији свом одељењу или менаџеру тима него свом раду на пројекту, што може створити сукобе.
• Велики пројекат може завршити са функционалним пројектним менаџером за сваку функцију. То може резултирати падом посла кроз пукотине ако сви пројектни менаџери не раде хармонично заједно.
• Функционални рад може бити изолован у томе што немате прилику да се широко повежете са компанијом. Одржавање стратешког фокуса може бити теже.

Организациона структура пројекта

Посвећени тимови су састављени да раде на пројектима у организационој структури пројекта. Менаџер пројекта вероватно има одговорност руководства за чланове пројектног тима. Примјери за то би били изградња великих грађевина, али и корпоративне иницијативе које захтијевају посвећен тим. Менаџер пројекта има крајњи ауторитет, извјештавајући спонзора пројекта и пројектни одбор. Појединци на тимском раду директно за пројект менаџера.

Предности

Очигледна предност структуре пројекта је да имате већу контролу над тимом, али постоје и друге предности.

• Тимови могу имати јак осећај идентитета. То је најлакша структура унутар које се ствара јака тимска култура.
• Цео тим је фокусиран на циљеве тима, тако да постоји конфликт лојалности са дневним послом за људе који раде на пројекту. Њихов дневни посао је пројекат.
• Ресурси су посвећени пројекту, тако да је много лакше планирати посао. Ви ћете знати када су чланови тима на располагању и нема ризика да ће они бити повучени у кратком року на посао који је уобичајен за другог менаџера.

• Пројекти који се воде у овој структури су одлична окружења за побољшање ваших вјештина управљања пројектима, као и више техничких вјештина вођења.

Недостаци

Структура пројекта је најлакше радити, али још увијек има неке недостатке.

• Имати тим који је посвећен једном пројекту је скупа обавеза. Она има тенденцију да буде опција само за велике пројекте.
• Ако уклоните људе са њихових функционалних послова, можда ће им бити тешко да се врате, посебно ако је пројекат дуг. Рад на пројектима се протеже, а повратак на оно што сте радили раније након периода рада у мултидисциплинарном окружењу на новом, изазовном пројекту није привлачна могућност за многе људе. Управљање транзицијом тима када затворите пројекат постаје још важније.

• Понекад затварање пројекта може значити губитак посла ако је посао прешао, а друга улога није доступна за вас.
• По својој природи, посвећени тимови усисавају ресурсе за рад на само једној ствари. Они могу да ограниче број пројеката које компанија може да уради у једном тренутку, посебно када различити пројекти захтевају исте вештине.
• Руководиоци пројеката у овој врсти структуре раде и линијско управљање за своје тимове, што значи трошење времена и труда на задатке људских ресурса које не бисте морали радити у другим структурама. Ако уживате у овом елементу рада са људима, овај фактор може бити предност.

Матрик Организатионал Струцтуре

Трећа опција је матрична структура. Ресурси се дијеле и на послу и на пројектима. То може значити да имате два менаџера или "тачкасту" одговорност према пројектном менаџеру, као и до менаџера тима. Структура функционалне линије управљања је нормално на првом месту, а пројект менаџер узима тачкасту линију.

Ова структура дели моћ и овлашћења између руководиоца функционалног или одељења и менаџера пројекта. Мораћете да искористите своје преговарачке вештине до пуне моћи.

Предности

Матричне структуре су веома честе јер дозвољавају менаџерима да направе флексибилне изборе како људи проводе своје вријеме. Вероватно ћете радити у матричном окружењу у неком тренутку ваше каријере. Предности ове структуре су следеће:

• Ресурси се ефикасно користе и могу се кретати између пројеката по потреби.
• Можете радити на много различитих ствари, понекад паралелно - мада се и ова тачка може сматрати недостатком.
• Тимови и појединци могу бити веома осјетљиви. Ако се појави нови пројекат који мора имати приоритет, лако је окренути се и изненада се фокусирати на нешто друго. То не можете лако да урадите у структури пројекта, за коју је потребно дуже време да се распусти и прегрупише.
• Структура захтева да сви користе исти животни циклус и методологију управљања пројектом, тако да је кретање између пројеката лако. Људи се могу придружити пројектном тиму са релативно малим бројем онбоарда када је терминологија и процеси уобичајени.

Недостаци

Као и код свих уређаја, и овај има своје замке. Упркос томе што је то уобичајена структура, нема много модерних радних места која су разбила проблеме преоптерећења. Давање људима превише посла може бити лако ако немате успостављене системе за управљање и надгледање целокупног посла. Други недостаци су следећи:

• Сукоб између пројеката је уобичајен јер се можете борити за исте ресурсе као други пројекат.
• Други пројекат могао је да обезбеди најбоље ресурсе - најприкладније људе са одговарајућим вештинама - или их њихов линијски руководилац не може учинити доступним за рад на пројекту.
• Може доћи до одређеног конфликта између пословних задатака и пројектног рада за појединце, посебно када им оба менаџера дају различите приоритете.
• Ресурси могу имати конфликт око тога који пут развоја узимају за своје будуће каријере. Иако можда знате да желите да останете у управљању пројектима, можете имати могућност напредовања у вишу функцијску улогу или улогу која је више оријентисана ка пројекту. Али имати много опција за каријеру је добра ствар, чак и ако доноси тешке одлуке.

Организациона структура која савршено функционише за све послове уобичајено за посао не ради увек за пројекте, а ви морате да управљате у окружењу у којем радите. Добити неко искуство у свакој од ових структура је добра идеја, тако да их можете искусити из прве руке. То ће вам помоћи да одлучите које окружење вам највише одговара и одговара вашим способностима и преференцијама. Тада можете направити информисани избор ако имате прилику да одлучите о свом будућем окружењу за посао.

Разумевање предности и недостатака сваке организационе структуре пројекта пружа вам прилику да на најбољи могући начин потрошите своје време и утицај да извучете максимум из вашег тима и помогнете да ваш пројекат успешно заврши.