Структуре управљања пројектима

Да ли знате шта је управљање пројектом и како изгледа? Или шта да радите ако радите у окружењу у којем не постоји? Почнимо са дефиницијом.

Управљање пројектом: дефиниција

“Управљање” у терминима управљања пројектима односи се на политике, процесе, стандарде, процедуре и смјернице које одређују како се пројекти воде, воде и контролирају од стране ваше организације.

Управљање може бити обимно и „тешко“ са много бирократије, или нејасним и „лаким“ (у том случају је вероватно неефикасно). Менаџери треба да теже правом нивоу управљања за своје окружење и културу. Осигурати да су ваше политике управљања прикладне сврси је кључни фактор у осигуравању њихове ефикасности.

Управљање почиње на врху. Управни одбор компаније треба да буде посвећен идеји доброг управљања и чињеници да се пројектима треба управљати на одговарајући начин, у оквиру одређених смјерница. Такав став и стандарди који се очекују ће се филтрирати до пројектних одбора и вођа пројеката (и програмских тимова, тамо гдје они постоје).

Зашто је важно управљање пројектом

Ваш спонзор пројекта и други кључни актери желе да знају да трошите буџет пројекта на прави начин. Желе да виде да ли ефикасно пратите напредак вашег пројекта и да кренете да управљате ризиком пројекта по потреби.

Али разлог за добро управљање пројектима иде даље од тога.

Управу захтијевају клијенти, посебно они у јавном сектору. Владе и регулатори постављају (ау неким случајевима и примјењују) одређене стандарде за одређене пројекте. Управљање није само унутрашње питање: многе компаније које послују на регулисаним тржиштима морат ће слиједити смјернице из вањског законодавства, као што је Сарбанес-Оклеи. Управљање пројектом чини мали део могућности да докажете да ваша компанија функционише ефикасно иу оквиру наведених смерница и прописа за вашу индустрију.

Управљање пројектом вам такође помаже:

• Побољшајте поврат улагања и ефикасно пратите те инвестиције
• Добијате буи-ин за пројекте
• Избегните уобичајене разлоге због којих пројекти не успеју
• Комуницирајте ефикасније
• Увести стандардизацију у свим пројектима, олакшавајући успоредбу перформанси
• Минимизирајте ризик
• Развити и мотивисати особље у структурираном окружењу

Како изгледа управљање пројектом

Дакле, сада знамо какво је управљање пројектом, како изгледа на пројекту? Ево врста активности које демонстрирају управљање у пројектном окружењу:

• Постоји дисциплиновани животни циклус управљања пројектима који укључује дефинисане тачке за одобравање. То су тачке о којима се расправља о одрживости пројекта и доноси се одлука да ли да се настави са радом или не.
• Пројекти имају јасан пословни случај, а пословни случајеви имају довољно информација како би менаџерски тимови могли доносити праве одлуке.
• Те одлуке су адекватно документоване и саопштене.
• Људи који раде на пројектима имају дефинисане улоге и одговорности.
• Постоји култура континуираног учења која омогућава пројектним тимовима да се стално побољшавају и да дискутују научене лекције у окружењу без кривње.

• Постоје процеси и процедуре које омогућавају пројектним тимовима да прегледају свој пројекат и да затраже независну подршку ако је потребно.
• Заинтересоване стране су ангажоване и имају поверења у процес.
• Пројектни тимови су састављени од појединаца који су искусни и квалификовани у релевантним улогама.

Управљање пројектима повезано је са управљачким структурама у организацији. Ако мислите да је главни циљ управљања пројектом да осигурате да се пројекти изводе на прави начин, можете видјети како се повезује са финансијским управљањем на корпоративном нивоу, корпоративним управљањем ризиком и још много тога.

Управљање пројектом треба да се уклопи у ваше тренутне организационе процесе. Другим речима, не креирајте потпуно нови процес финансијског управљања када већ имате онај који ради у другим областима! Користите оно што тренутно постоји и подесите корпоративне процесе да би били прикладни за употребу у пројектном окружењу.

5 Области фокусирања на управљање пројектима

Када почнете да размишљате о томе, схватит ћете да је управљање пројектом прожето кроз све елементе управљања пројектима. Међутим, постоје нека кључна подручја у којима је управљање посебно важно.

1. Методологије и процеси: Они вам помажу да поуздано и одрживо обављате посао.
2. Управљање знањем: Ово је кључно за научене лекције и осигуравање да организација учи из пројектног искуства. Управљање знањем је неопходно ако желите да престанете да правите исте грешке више пута.
3. Зрелост управљања пројектима: Како се ваша зрелост организационог управљања пројектима повећава, тако ће и ваша способност да успјешно изведете.
4. Уплата на виши ниво: Посвећеност управљању пројектом почиње на врху. Ако имате подршку менаџмента, то ће се спустити кроз све нивое пословања и приступ управљању ће бити одрживији.

1. Подржавајућа култура: Култура подршке, а не кривња, осигурат ће да менаџери пројеката имају право окружење у којем ће напредовати. Култура подршке, коју води Канцеларија за управљање пројектима или директор пројекта, помоћи ће руководиоцима пројеката да достигну своје циљеве и циљеве пројекта.

Шта урадити ако нема корпоративног стандарда

Многи пројектни менаџери у мањим организацијама налазе се у пројектима у окружењу које подржава, и гдје постоји приступ за концепт управљања пројектима, али без формалних организационих структура од којих се могу напајати.

У тој ситуацији - а то није искључиво за мале организације - дизајнирајте модел управљања пројектом од почетка. Ако не постоји приступ управљању пројектом који можете скинути с полице и прилагодити вашем пројекту, мораћете да направите свој властити.

То није тако тешко као што се чини!

Почните са подешавањем основа:

• Креирајте документацију о улогама и одговорностима
• Побрините се да имате спонзора пројекта
• Побрините се да имате пројектни одбор или управљачку групу и организујете редовне састанке за које узимате и дистрибуирате записнике
• Успоставите процес управљања ризиком
• Поставите процес управљања промјенама
• Изградите тачке у распореду вашег пројекта где проверавате одрживост пројекта у односу на првобитне циљеве пословног случаја (крај сваке фазе фазе је природна тачка за постављање ових провера).

На крају, одговорност спонзора пројекта је да осигура адекватно управљање, али и пројектни менаџери могу преузети активну улогу у томе.

Управљање може бити једна од најслабијих тема у управљању пројектима, али је једна од најважнијих. То је начин на који виши менаџерски тим зна да радите добар посао и увјерава их да се пројекат одвија како треба. Он такође пружа провјере и равнотеже потребне менаџерима да знају да се новац троши на начине који су прикладни и усклађени са пословним случајем.