Приручник за евалуацију система за праћење кандидата

Проналажење правог система за праћење подносиоца захтјева који задовољава све потребе ваше организације може бити велики задатак. То може бити изазов чак и знати гдје почети када се разматрају системи за праћење подноситеља захтјева и како се може успоредити свако рјешење.

Овде ћете наћи важна подручја за истраживање, питања која треба поставити и одговоре на анализу током процеса евалуације система праћења подносиоца захтјева. Ове информације ће водити вашу компанију у потрази за одговарајућим системом за праћење кандидата како би задовољио ваше потребе.

Идентификујте доносиоце одлука о систему за праћење подносиоца захтјева

Компанија мора да се организује интерно пре него што почне било који процес евалуације система за праћење кандидата. Када се припрема за процјену система за праћење подносиоца захтјева, од суштинског је значаја формирање сарадње заинтересираних страна и дати онима који доносе одлуке вријеме да дођу до информиране одлуке.

Ваш одбор за избор треба да буде спреман да процени предности и слабости сваког продавца система за праћење подносиоца захтева. Комисија за избор треба да укључи ове чланове.

• Извршна власт: Ово је обично виши потпредсједник (СВП) или потпредсједник (ВП) људских ресурса који може оснажити остале чланове одбора с јасном директивом и визијом. Особа такође треба да има могућност да објасни избор добављача у смислу поврата инвестиције (РОИ) својим колегама.
• Менаџер одабира: Ова особа мора имати потпуно разумијевање процеса запошљавања и болних тачака компаније како би се створила правилна тактика претраживања и одабира.
• Члан Одбора: Да се ​​осигура заступљеност гласа корисника и да ће доћи до успјешног усвајања одабраног рјешења.

• Доприносиоци одбора: То су чланови из других одељења који пружају додатни допринос у процесу селекције система за праћење кандидата. Они који имају финансијску експертизу могу дати информације о финансијској стабилности продаваца или упоредити укупне трошкове сваког система за праћење подносиоца захтјева у односу на буџет пројекта. ИТ сарадници могу да едукују чланове одбора о техничким могућностима система за праћење подносилаца захтева и да упореде свако решење са тренутним системом.

  Чланови одбора би требало да буду људи који могу да препознају вредност технолошких алата, оптимизацију процеса и корисничку услугу у односу на вашу корпоративну визију управљања талентима.

Документирајте ваш тренутни процес запошљавања

Након што сте саставили вашу комисију за одабир система за праћење кандидата, ваш први задатак је да креирате документ који прати процес реквизиције запосленика, ваш процес запошљавања и улогу менаџера за запошљавање, регрутера и кандидата за довршење запослења. Тада би ваш одбор требало да размотри зашто је сваки корак неопходан и шта би се десило ако би се елиминисао.

Поједноставите процес запошљавања и побрините се да сваки корак заиста додаје вриједност и помаже вам у производњи квалитетних запосленика. Ово ће омогућити вашем одбору да упореди потребе вашег процеса запошљавања са способностима сваког система за праћење подносиоца захтева. Ова евалуација је одлична прилика да научите о најбољим праксама у запошљавању и да прегледате и оптимизирате ваш тренутни процес запошљавања.

Идентификујте захтеве за систем за праћење подносиоца захтева

Сада када сте јасно идентификовали процес запошљавања ваше компаније, ваш одбор је у потпуности спреман да идентификује захтеве вашег предузећа за систем праћења апликаната. Имајте на уму да желите да имате јасан одговор на следећа питања:

• Зашто купујете овај систем за праћење подносиоца?
• Да ли је ваш тренутни процес запошљавања усклађен са циљевима ваше компаније?

Имајући на уму ова питања, помоћи ће вашем одбору да направи јак аргумент за куповину решења за праћење кандидата. Да би систем праћења кандидата изабрао да имате јаку везу са РОИ, ваш одбор мора створити јасна очекивања о томе шта желите у систему за праћење подносиоца захтјева.

Ваш систем праћења апликаната треба да изгради бољи однос између регрутних и хиринг менаџера, поједностави процес креирања и одобравања ваше реквизиције и побољша свој квалитет запосленика. Ваш систем праћења кандидата би требао поједноставити напоре запошљавања кадровских стручњака кроз аутоматизацију, стварајући ефикаснији и економичнији процес запошљавања. Ово је савршен тренутак за рјешавање уобичајених ХР изазова, као што су:

• Велики обим биографија без ефективног начина прихватања, прегледа и управљања.
• Велики обим могућности за запошљавање уз незграпну интерну комуникацију.
• Немогућност брзог приступа информацијама и извјештавање о свим мјерилима за запошљавање.
• Губљење квалификованих кандидата због случајног складиштења биографија.
• Умножавање напора за регрутовање између различитих филијала и дивизија у земљи или иностранству.
• Прекомерни трошкови одржавања и подршке ИТ са домаћом технологијом.
• Неефикасно праћење података о усклађености са ЕЕО-ОФЦЦП.

• Борећи се да добију одговарајућу пажњу од ИТ-а за технолошке надоградње и побољшања.

Такође, искористите ову прилику да размотрите вредност побољшања нових процеса и технологија као што су:

• избегавање коришћења различитих модула,
• побољшање комуникације и
• решавање глобалних проблема.

Да бисте задржали ову управљиву потребу да идентификујете есенцијалне "мора имати" да бисте елиминисали неквалификоване продавце. На пример, као основни фактор, ваш одбор може одлучити да ћете размотрити само продавце који обезбеђују решење засновано на Вебу, за разлику од инсталираног система, пошто решење са хостом елиминише свако оптерећење вашег ИТ тима.

Идентификујте захтеве за систем за праћење подносиоца захтева

Идентификовање јасних пословних циљева ће повезати ваше приоритете са вашим захтевима. Важно је да ваш одбор остане фокусиран на своје почетне системске захтеве. Комитет треба да избегава да се ометају елементи система који нису у складу са приоритетима ваше компаније. Препознали сте важне пословне циљеве и кључне захтеве које треба узети у обзир приликом формирања сопствених циљева.

Кључни захтеви за разматрање у систему за праћење подносиоца захтева

• Ефикасност процеса: централизација процеса може побољшати различите задатке, укључујући, али не ограничавајући се на, захтјеве за посао, праћење, управљање програмима упућивања и трансфера запосленика.
• Омогућава кандидатима да се брзо и лако пријаве за вашу организацију за плате и плаћање по сату, а да не прођу кроз више страница питања.
• Може да олакша регрутовање великих количина док остане исплативо.
• Високо конфигурабилно, скалабилно решење које може да се конфигурише на наш јединствени процес управљања запошљавањем и способно да прилагоди нашим растућим потребама како наша организација расте или се наши процеси мењају.
• Побољшане могућности извештавања: многе организације су суочене са изазовом у одређивању њихове укупне потрошње на добављаче, изворима и упоређивању метрика. Координација кроз један извор ће омогућити прецизно централизовано извјештавање.
• Омогућава регрутима да претражују базу података о свим информацијама и специфичним параметрима.
• Укључује Центар за извештавање који корисницима омогућава покретање ад-хоц извештаја и чување критеријума за будућу употребу, као и покретање стандардних извештаја о индустрији, укључујући цену по најму, време за попуњавање, ефикасност извора и друго.

Изградите идентитет и свијест о бренду

• Стварање везе између кандидата и позитивног искуства у запошљавању ће створити препознатљивост бренда. Снажни бренд може створити повјерење које ће потакнути промет апликаната и унаприједити ваш талент.
• Веб странице брендираног каријерног центра могу бити доступне путем веб локације ваше компаније.
• Омогућава регрутима да лако постављају информације о каријери на веб локацију компаније.
• Обезбедите вишејезичне могућности за глобалну подршку.
• У складу са ЕЕО / ААП.
• Способност одржавања тачне мере таквих информација ће бити у складу са савезним прописима и избегавати било какве правне радње против организације. То ће такође помоћи да се успостави квалитет кандидата.
• Способни за прикупљање, праћење и извјештавање о добровољним подацима ЕЕО-а, док су у складу са смјерницама утврђеним од стране ЕЕО / ОФЦЦП.
• Способни су да прелиминарно прегледају кандидате са питањима елиминације како би указали на оне који испуњавају основне квалификације за радно место.
• Побољшане комуникације.
• Успоставља окружење које ефикасно информише, обједињује све кориснике и поједностављује пословање организације.
• Укључује комуникациони центар који олакшава комуникацију међу регрутима, запошљавањем менаџера и кандидатима. Такође омогућава корисницима да заказују састанке, остављају белешке и повратне информације из интервјуа, шаљу масовне поруке и аутоматски одговарају на подносиоце пријава по пријему резимеа.

Подршка корисницима система за праћење апликаната

• Потпуно усвајање корисника зависи од нивоа корисничке подршке коју добављач пружа током и након имплементације.
• Лако доступан тим за подршку, посвећен управљању компанијским и корисничким питањима, уз употребу најбољих индустријских пракси.
• Највиши ниво подршке доступан је бесплатно за вашу компанију.

Процена добављача система за праћење апликаната

Препоручује се да од потенцијалних продаваца које је ваш одбор одлучио да размотре захтевате захтев за понуду (РФП). Ово је ваша прилика да добијете појашњења о било којој теми како бисте помогли вашем одбору да утврди да ли софтвер за праћење подносиоца захтјева може обавити тражени посао. Ваша комисија треба да размотри следећа главна питања како би осмислила ефикасан РФП:

• Да ли систем подржава главне бриге вашег одбора? Ово је повезано са претходним дијелом процеса евалуације; морате знати свој процес у потпуности прије него што можете одредити које вам је значајке потребно. Ваш комитет не може бити ометен решењима која могу понудити функције које нису ваш главни приоритет. Иако могу изгледати атрактивно, многе нејасне функције и функције неће створити никакву вриједност за вашу организацију ако их корисници не прихвате.
• Да ли је продавац инсталирао систем у другој организацији сличне величине?
• Ваш одбор треба да има приступ референцама које вам могу дати увид у питања као што су задовољство клијената и праћење процеса имплементације и скривене накнаде. Запамтите, функције немају никакву вриједност без снажног усвајања од стране корисника.
• Шта подразумијева процес имплементације? Успешна стопа усвајања почиње правилном имплементацијом. Желите да будете сигурни да одабрани продавац не оставља кориснике без одговарајуће обуке и континуиране подршке. Имплементација би требала бити усредоточена на процес запошљавања ваше организације, а не на учење како се прилагодити њиховом систему.

  Никада не би требало да имате осећај да ће вас ваш програм имплементације оставити без осећаја губитка и несигурности у могућности продавца. Током процеса евалуације, ваш одбор треба да има утисак да, на основу ваших приоритета одељења и пословних циљева, ваша имплементација ће створити чврсте темеље за дуготрајно партнерство са вашим системом за праћење апликаната. Запамтите да ће усвајање високог корисничког система у систему за праћење подносилаца захтјева генерисати већи РОИ.

Више о системима за праћење апликаната Процјена добављача

• Која је стратегија визије и раста продавца? Продавац мора показати лидерство и предвиђање као тржишни лидер. Да би се представило свеобухватно решење, продавац треба да узме у обзир ваше специфичне потребе и припремите се за промене и раст у будућности.
• Утврдите да ли ово рјешење доприноси вашем укупном пословном плану? На крају, Извршни директор ће вероватно морати да прикаже очекивани РОИ да би направио снажан аргумент за решење.

  Извршни орган за селекцију мора да тражи уштеде на стварима као што су рекламирање запошљавања, вредност коришћења фирми за претрагу и оптимизацију процеса коју обезбеђује продавац. Компанија такође треба да уштеди на задржавању запослених и квалитету кандидата. Може бити надмоћно да се направи потпуно детаљан документ упита који ће обухватити све неопходне теме за процену система за праћење кандидата.

• Поред карактеристика и функција, ваш одбор треба да буде сигуран да расправља о способности продавца да служи као дугорочни партнер вашој организацији. Пошто ваш одбор спроводи процес процене добављача, желите да будете сигурни да размотрите факторе као што су:
• Финансијска стабилност: Провести дубинску анализу финансијских извјештаја свих потенцијалних продаваца који се разматрају. Пронаћи ћете да је ово савршена тема кроз коју ће вас водити финансијски сарадник.
• Квалитете стратешких партнера: Да би понудили комплетно решење, неки продавци ће партнери са другим сервисним компанијама како би својим клијентима понудили свеобухватнији пакет услуга. Ваш одбор треба да буде свестан било каквих партнерстава која су у вези са конкурентским продавцима. Информације могу пружити увид у могуће партнерство између ваше компаније и продавца.
• Могућности запошљавања: Без обзира на величину ваше компаније, морате се побринути да продавац има способност да подржи цијели животни циклус запосленика, од праћења подносиоца захтјева, онбоардинга, планирања сукцесије до офф-боардинга. Ово ће спречити вашу компанију да се извуче из свог решења, што ће вероватно довести до погоршања, нове процене и скупих накнада за имплементацију.
• Развој будућих производа: Будите сигурни да продавац јасно и разумљиво сагледава изазове са којима се суочава регрутација сада иу будућности. Произвођач који одаберете мора бити на пулсу технологије и новости у индустрији како би се прилагодио вашим промјењивим потребама и осигурао да се конфигурације рјешења користе у највећој могућој мјери.
• Интеграција са ХРИС-ом: Иако можда желите да ваш сарадник ИТ одбора пружи информације о овом питању, он не би требало да утиче на ваш одбор да користи систем праћења апликаната који неће адекватно служити целом одељењу. Било који произвођач који треба да размотри треба да обезбеди могућност да се кључне информације из свог система пребаце у ваш ХРИС систем са минималним потешкоћама.

Сажетак одабира добављача за системе за праћење апликаната

Временски оквир за процес одабира добављача за систем за праћење подносиоца захтјева може бити у распону од мјесец до шест или више до завршетка. Следи предложени временски распоред који ће омогућити вашем одбору да пројектује временски оквир за процес одабира добављача за систем праћења апликаната.

Имајте на уму да је ово подложно промени на основу жељеног датума имплементације.

Временски оквир за избор добављача за системе за праћење подносиоца захтјева

• Формирајте комисију за селекцију - 1 недељу
• Идентификујте потребе предузећа - 1 до 2 недеље

Објективно проценити добављаче у односу на идентификоване потребе предузећа следећим процесом:

1. Направите дугачку листу могућих добављача - 1 седмицу
2. Затражите од РФП-а да вам дају објашњења о било којој теми или забринутости - 4 седмице
3. Направите ужи избор користећи кључне критерије за оцјењивање - 1 до 2 тједна
4. Финализирајте продавца - 3 до 6 недеља
5. Покажите различите системе - што је пре могуће
6. Продајне презентације - што је пре могуће
7. Посете локацији - по потреби

Имајте на уму да је главни циљ система за праћење кандидата да оснажите ваше кориснике. Чланови Одбора требају бити у стању препознати и поставити вриједност технолошким алатима, оптимизацији процеса, визији компаније и корисничкој подршци како би стратешки сузили продавце у кратку листу стварних могућности.

Вероватно је да ваша кратка листа можда неће имати много разликовних функционалних разлика; стога је важно имати на уму мање опипљиве елементе тог продавца.

Ваш одбор би требало да размотри изворе информација као што је Веб локација продавца, групе новости, портали људских ресурса и сајмови. Повежите се са колегама из других компанија које су сличне величине, потреба и индустрије да бисте учили из њихових искустава.

Партнерство са сервисно оријентисаним продавцем који је најкомпатибилнији у складу са визијом и циљевима ваше организације у будућности ће се показати непроцењивим за све кључне играче у евалуацији, селекцији и имплементацији система за праћење апликаната.

Више о запошљавању и запошљавању

• Рецруитинг Старс: Топ Тен начина за добијање одличних кандидата.
• Користите ЛинкедИн за запошљавање запослених.