Основно управљање пројектом 101: Шта је то?

Управљање пројектима је једна од најкритичнијих компоненти успешног пословања. То утиче на приходе и обавезе, и на крају у интеракцији са задовољством купца или клијента и задржавањем. Ваша компанија може имати само један пројекат у радовима одједном, док друге веће корпорације и ентитети могу да манипулишу неколико пројеката одједном. По својој природи, пројекти су привремени.

Пројекти су средство за постизање циља, а циљ ће се на крају постићи. Ваш посао може прећи на други пројекат … или не. Можда је то био једнократни циљ.

Пројекти подстичу растућу потребу радне снаге. Институт за пројектни менаџмент је проценио да ће током периода 2010-2020. Године бити додато више од 15 милиона нових позиција за управљање пројектима широм света.

Шта је управљање пројектима?

Управљање пројектом није целокупно пословање ваше компаније. То је само један сегмент, одређени пројекат са детаљним планом како ћете ви и ваше пословање постићи тај циљ. То је план детаљан у низу корака, од којих је сваки важан као и остали. Морате постићи један да би правилно прешли на следећи.

Размислите о управљању пројектима као о љествици коју морате попети. Не можете скочити на врх. Морате да га подигнете уз помоћ пречке за максималну ефикасност. Ваш тим мора примијенити алате који су им стављени на располагање, као и њихову стручност и знање како би извршили сваки корак и прешли на сљедећи.

Довољно је лако рећи да желите доћи до Бок А, тако да ћете подузети 25 корака у том смјеру. Али, морате такође узети у обзир временска разматрања у плану пројекта, и највјероватније ћете морати радити у оквиру буџета. Могли бисте претражити тих 25 корака или можда трчати. Зависи од тога колико брзо морате стићи тамо ради успјешног завршетка пројекта. Можете уштедети новац путујући пешице, или можете унајмити возача. Зависи од буџета који сте посветили пројекту.

Не постоји јединствен приступ, систем или план. Сваки пројекат који ви и ваша компанија рјешавате ће највјероватније имати свој временски оквир, циљ и буџет. Зато је тако критично имати паметног, талентованог пројектног менаџера који ће водити емисију.

Елементи пројекта

Успешан пројект менаџер мора истовремено управљати са четири основна елемента пројекта. Ови елементи су међусобно повезани.

• Обим: То укључује величину пројекта, циљеве и захтјеве.
• Ресурси:Потребни су вам људи, опрема и материјали.
• Време: Ово се не односи само на то колико ће времена пројекат трајати. Мора се поделити на трајања задатака, зависности и критички пут.
• Новац:Имајте чврсто схватање трошкова, непредвиђених околности и профита.

Најважнији елемент: Сцопе

Опсег пројекта је дефиниција онога што пројекат треба да оствари и буџета времена и новца који су створени за постизање ових циљева. Свака промена у обиму пројекта мора имати одговарајућу промену у буџету, времену, ресурсима или сва три.

Ако је циљ пројекта да се изгради зграда у којој ће се налазити три видгет-а са буџетом од 100.000 долара, од водитеља пројекта се очекује да то уради. Ако се опсег промени у зграду за четири видгета, пројект менаџер мора да добије одговарајућу промену у времену, новцу и ресурсима.

Ресурси

Постоје три аспекта разумевања и управљања ресурсима: људи, опрема и материјал.

Успешан менаџер пројекта мора ефикасно управљати ресурсима додељеним пројекту, укључујући чланове пројектног тима, особље продаваца и подизвођаче. Он мора осигурати да његови запосленици посједују вјештине и алате који су им потребни како би довршили посао, и он мора континуирано пратити да ли има довољно људи да доврши пројекат до рока. Његов посао је да осигура да свака особа разумије рокове задатка и пројекта.

Виши члан сваке групе запосленика јавља се руководиоцу пројекта када управља директним запосленима, али запослени могу имати и линијског менаџера који пружа техничке смјернице. У ситуацији управљања матрицом као што је пројектни тим, посао водитеља пројекта је да пружи смјернице пројектним линијским менаџерима. Управљање подуговорима о раду обично подразумијева вођење тима за раднике подуговарача, који пак управљају тим радницима.

Менаџер пројекта често мора набављати опрему и материјале и управљати њиховим коришћењем, тако да тим може ефикасно да ради. Он је одговоран за одговарајућу опрему и материјале на правом месту у право време.

време

Три елемента успешног управљања временом су задаци, распоред и критични пут.

Израдите распоред пројекта тако што ћете навести редом све задатке који се морају завршити. Неке се морају урадити узастопно, док друге могу да се преклапају или да се раде у тандему. Доделите трајање сваком задатку. Доделите потребна средства. Одредите претходнике - које задатке треба обавити прије других - и насљеднике, задатке који се не могу покренути док се не заврши сваки други задатак. Овај аспект управљања пројектима се понекад назива ватерфалл манагемент јер један задатак слиједи други у више или мање секвенцијалном поретку.

Софтвер за управљање пројектима може поједноставити задатак креирања и управљања пројектним распоредом.

Неки задаци имају малу флексибилност у траженим датумима почетка и завршетка. Ово се зове "плутање". Остали задаци немају флексибилност. Имају нулти плутач. Линија кроз све задатке са нултим бројем се назива критична путања. Сви задаци на том путу - и могу постојати вишеструки паралелни путеви - морају бити завршени на време ако пројекат треба да дође до његовог рока. Кључни задатак менаџмента пројекта је праћење критичног пута.

Новац

Три разматрања у управљању новцем су трошкови, непредвиђене околности и профит.

Сваки задатак има своју цену, без обзира да ли је то радно време компјутерског програмера или куповна цена бетонског кубног дворишта. Сваки од ових трошкова се процјењује и збраја приликом припреме буџета пројекта.

Неке процјене ће бити прецизније од других. Буџет пројекта треба, према томе, укључивати додатак за случај непредвиђених околности - новац издвојен у буџет "за сваки случај", стварни трошак ставке је потпуно другачији од процјене.

Профит је новац који компанија жели да оствари од задатка. Стављен је поврх трошкова.

Дакле, буџет пројекта се састоји од процијењеног трошка, плус непредвиђени трошкови, плус сваки профит. Задатак руководиоца пројекта је да задржи стварне трошкове на или испод процењених трошкова и да максимизира профит који компанија заради на пројекту.

Управљање пројектима је умјетност и знаност

Успјешно управљање пројектом узима праксу. Ове идеје вам могу дати основно разумијевање управљања пројектима, али сматрате да је то само почетак. Ако ваш посао или каријера укључује управљање пројектима, и ако желите да побољшате своје вјештине, разговарајте са успјешним пројектним менаџерима, читајте и вјежбајте. Управљање пројектом може бити веома корисна каријера.