Како бити секретар парнице

Секретари парничног поступка пружају подршку адвокатима и паралегалима у парницама у предметима поднесеним у локалним, државним и савезним судовима и управним судовима.

Секретари парничења су запослени у адвокатским канцеларијама свих величина. Неки секретари пружају чисто административну подршку. Међутим, секретари у многим фирмама обављају хибридну улогу, функционишући и као секретарица и као паралелна парница.

У наставку су наведене неке од најчешћих функција секретара за парнице током читавог животног циклуса парничења. Секретарске улоге разликују се у зависности од фирме, врсте судске праксе и величине особља.

Цасе сцреенинг

У тужилачким фирмама, први корак у предмету је испитивање случаја на заслугу. Да ли потенцијални клијент има узрок акције? Да ли постоје неки сукоби? Секретар може помоћи у припреми образаца за преглед случаја и заказати почетне састанке између адвоката и потенцијалног клијента. У неким случајевима, секретар ће завршити почетни преглед постављањем питања потенцијалних клијената путем телефона. Ако је клијент потписан, секретар ће поставити нови спис предмета и прослиједити уговор о задржавању и друге документе клијенту.

Истрага

У многим случајевима, странке воде истрагу прије него што се поднесе тужба. Ова истрага може укључивати лоцирање и интервјуисање свједока, испитивање мјеста несреће и прикупљање документарних и других доказа. Секретар парнице може да помогне у процесу тако што ће заказати састанке и телефонске конференције у име адвоката, креирати листе сведока, организовати доказе и друге документе и створити поуздан систем архивирања за папирне и електронске документе.

Плеадингс

Ако се поднесе тужба, секретар ће припремити поднеске у програму за обраду текста. Поднесци могу укључивати позиве, жалбе, изјаве, захтјеве за признање и поднеске. Секретар за парнице ће често правити списе који ће организовати и индексирати све поднеске за одређени случај. Секретар може поднети ове документе суду, било лично или електронским путем, иако тај задатак често обавља паралегал или судски гласник.

Дисцовери

Откриће је најдужа фаза процеса парничења. Током откривања, секретар у спору може обавити све или неке од следећих задатака:

• Припрема докумената за откривање у систему за обраду текста, укључујући испитивања и захтјеве за производњу
• Уношење, слање и праћење судских позива
• Заказивање исказа са више странака, укључујући адвоката, клијенте, противнике и судске новинаре
• Заказивање независних медицинских прегледа и других именовања прописаних Правилником о парничном поступку
• Креирање фасцикли за откривање; индексирање и архивирање докумената за откривање
• Организовање и подношење докумената
• Преглед заказивања локације

• Лоцирање и комуникација са стручњацима; организовање и подношење извештаја вештака

Пре-Триал

Када се одреди датум суђења, секретар помаже правном тиму да се припреми за суђење. Улога секретара може укључивати:

• Уношење и форматирање докумената пре суђења, укључујући приједлоге, поднеске, судске позиве и листе свједока
• Прикупљање и организовање изложби
• Креирање, организовање и / или индексирање пробних регистратора
• Помаже у организовању лажних суђења
• Праћење рокова и слање подсјетника правном тиму
• Наведите и проверите лектуре и правне документе
• Осигурати да су документи правилно форматирани у складу са судским правилима
• Координирање свједока

Триал

Секретар парнице има важну улогу подршке током суђења. Његове или њене дужности могу бити:

• Припрема, типкање и форматирање пробних докумената
• Координирање припреме графикона, графикона и других визуалних приказа у судници
• Заказивање курира, судских извјештача и вјештака
• Организовање, архивирање и управљање документима, експонатима и регистраторима
• Координира организовање путовања адвоката, свједока, клијената и других

Други административни задаци

За оне који раде на страни одбране, секретар за парнице ће унети време адвоката и паралелних службеника за сваки случај у систем фирме и његов обрачун. Он или она ће такође слати периодичне фактуре клијенту и пратити касне исплате. Остали општи послови које обавља секретар у спору су:

• Стварање информација путем преписивања, форматирања, уноса, преузимања, копирања и преноса текста, података и графике
• Праћење рокова за случајеве
• Дописивање са клијентима, свједоцима и противницима
• Одговарање на телефон
• Креирање табела за праћење трошкова, експоната и других информација
• Трансцрибинг дицтатион
• Одржавање система етикета
• Усмјеравање кореспонденције, извјештаја и правних докумената
• Организовање конференција и састанака адвоката
• Припрема извештаја о трошковима
• Одржавање календара адвоката планирањем и заказивањем конференција, телеконференција, изјава и путовања

• Ордеринг супплиес

Судски секретар Образовање

Многи секретари парница завршавају сертификат или програм дипломског студија у трговачкој школи или колеџу. Међутим, секретари са четворогодишњим факултетским дипломама имају највише могућности за напредовање у оквиру адвокатске фирме. Тренинг у судским поступцима се често јавља на послу. Искусни секретари у судским процесима често прелазе у друге улоге у фирми, укључујући и позиције паралегал и канцеларијског менаџмента.

Судски секретар Способности и знање

Секретари парничних поступака морају имати различите интерперсоналне, технолошке и канцеларијске вјештине, као и правна и процедурална знања. Потребне вјештине и знања укључују:

• Способност за обраду текста, прорачунску таблицу, презентацију и софтвер за наплату времена; познавање Мицрософт Оффице пакета
• Оспособљеност за опрему за транскрипцију
• Одличне писмене и вербалне вештине
• Познавање локалне, државне и федералне судске документације и процедура подношења
• Познавање база података докумената као што су Рингтаил, Сумматион и Цонцорданце
• Е-филинг искуство
• Познавање уредских процедура и правне терминологије
• Снажне способности куцања
• Чврсте организацијске вјештине и вјештине вишеструких задатака
• Способност професионалне интеракције са свим нивоима особља