Свеобухватни преглед посла управљања пројектима

Институт за управљање пројектима (ПМИ) дефинише управљање пројектима као "испуњавање захтева пројекта кроз примену знања, вештина, алата и техника у пројектним активностима. То се постиже коришћењем иницијације, планирања, извршавања, контроле и затварања пројекта.."

Иако се ова дефиниција може чинити сложеном, принципи управљања пројектима су заправо укоријењени у здравом разуму и практичности. Без обзира да ли желите да обезбедите управљање пројектима својим клијентима или ваш циљ да постанете менаџер пројекта, размислите о основама управљања пројектима корак по корак. Пре него што почнете, одредите да ли је услуга коју намеравате да понудите (или задатак који преузимате) заиста пројекат.

Општи менаџмент у односу на управљање пројектима

Како одлучите да ли је нешто или није пројекат? Да би се ово разложило, раздвојите два различита подручја управљања у функционално (или опште) управљање и управљање пројектима.

Функционално или опште управљање је континуирани рад задатка. Један пример би био да поседујете технолошку компанију и да имате клијента за који обезбеђујете подршку за резервне копије и да стално управљате својим годишњим рачуном тако што ћете направити резервне копије својих сервера и дати им недељни извештај о активностима. Ако то радите пет година и имате обновљиви уговор са клијентом, ваш рад је континуиран и стога опћенит или функционалан.

Међутим, ако ваш клијент жели да имплементира нови систем за управљање садржајем и да имају годину дана да развију нови систем и затраже од вас да водите његов развој, ваш клијент вас је ангажовао у пројекту.

Слично томе, ако радите са људским ресурсима и ваш посао је да управљате буџетом одељења и надгледате млађе сараднике, онда имате функционалан посао јер је то непрекидан посао који нема дефинисан завршетак.

С друге стране, ако имате исти ХР посао и директор вашег одјела тражи од вас да спроведете нови програм регрутовања (и обезбеди вам рок и буџет) и чини вас пројект менаџером, онда је ово пројекат зато што има датум почетка и завршетка, а задатак се догађа само једном.

Визуализација вашег пројекта у три дела

Сада када разумете суштину онога што чини пројекат, можете боље погледати управљање пројектима. Користећи програм регрутације као пример, сада када знате да постоји потреба за пројектом, следећи корак је описивање опсега, времена и потребног буџета.

Управљање пројектом је планирање, организовање и контролисање опсега, буџета и времена трајања пројекта. Да бисте визуализовали пројекат, нацртајте једноставну пирамиду. Свака линија пирамиде представља један од три главна дијела пројекта (тј. Опсег, вријеме и буџет). Празан простор у средини пирамиде је квалитет испорученог производа. Пирамида је важан алат који треба имати на уму док планирате свој пројекат, јер како ваша три главна дијела расту или се смањују, тако и на квалитету производа утјече.

Опсег пројекта

Дефинисање обима је често најтежи и најкомплекснији део управљања пројектом. Детаљи о пројекту су генерално непознати на почетку, тако да се процјењује које су активности и задаци потребни за извршење пројекта. Обим се састоји од свих различитих активности и задатака који ће се предузети како би се произвео крајњи производ који ћете испоручити. Дефинисање опсега пројекта ће вам помоћи да одредите време и буџет који ће вам бити потребан да бисте завршили пројекат.

Добар начин за почетак је да једноставно напишете оно што мислите да је потребно за довршење задатка. Затим се консултујте са другима да бисте добили свеобухватан преглед свих активности које су укључене.

Време пројекта

Када успоставите почетни опсег, можете почети да додељујете време свакој активности и задатку, и додатно, да погледате већу слику пројекта. Запитајте се које ће се активности одвијати у исто вријеме и које ће се догађати секвенцијално. Такође, обратите посебну пажњу на то колико ће људи прегледати пројектне активности јер ће то утицати на време које је потребно да се заврши корак. Изненађујуће је колико дуго може проћи једноставан задатак када га три особе морају прегледати. Након израчунавања времена које је потребно да се заврше кумулативне активности и задаци, спремни сте да креирате распоред пројекта за пројектни тим који ће га пратити.

Буџет пројекта

У овом тренутку, установили сте шта (обим) и дужину (време) пројекта, сада је време да одредите буџет. Као и израчунавање времена за пројекат, често ћете морати да консултујете друге, укључујући и одељења за одређивање тачног буџета. Буџет се састоји од вишеструких разматрања, укључујући употребу људи и материјала који су укључени у предузете активности и колико дуго ће они (тј. Људи) бити потребни и материјали који се користе.

Комуникација је кључна

Често клијент (или шеф) жели да пројекат буде завршен у унапријед одређеном времену и буџету без разматрања обима пројекта. Проблем је у томе што скоро увек, обим пројекта не може бити реално завршен с обзиром на временска и буџетска ограничења. Сходно томе, део пројектног менаџмента преговара о условима пројекта са клијентом или шефом. Током целог процеса преговарања, као и током целог трајања пројекта, добра јасна комуникација је најважнија вештина која вам је потребна.

Што јасније комуницирате изазове на путу, срећнији ће бити ваш клијент или шеф.