5 Кључни елементи успјешног пројекта

01 Предан спонзор пројекта

Спонзор пројекта је особа на високом нивоу у организацији која има власништво над пројектом. Посвећени спонзор пројекта очекује да ће пројекат успјети и учинити све што може и како би осигурао да се успјех остварује.

Спонзор пројекта има четири основне одговорности везане за пројекат. Прво, спонзор шампион пројекта. Он или она јавно и приватно весели пројектни тим. Друго, спонзор подржава пројектног менаџера. Када пројектни менаџер треба уклоњене препреке, он или она позива спонзора на помоћ јер спонзор има организацијску моћ да се ствари догоде. Треће, спонзор усклађује ресурсе тако што их директно или радећи са другим људима на високом нивоу добијају средства. Када је спонзор јак шампион за пројекат, колеге спонзори ће вјероватно дати значајне ресурсе. Четврто, спонзор олакшава доношење одлука. Када се пројектни тим смири, спонзор може донијети одлуку или донијети одлуку.

Спонзор остаје информиран кроз сталну комуникацију с водитељем пројекта. Њих двоје раде заједно како би одредили када спонзор треба да уђе и снажније извршава обавезе спонзора у подршци руководиоцу пројекта. На пример, руководилац пројекта може имати проблема са добијањем информација од финансијског одељења организације. Спонзор пројекта може се обратити главном финансијском службенику о ситуацији и затражити да задатак добивања информација буде приоритет изнад задатака који се надмећу.

02 Јасни циљеви и опсег

Прије рада на пројекту или планирања, спонзор пројекта мора артикулирати циљеве и опсег пројекта. Циљеви су велике ствари које пројекат треба да оствари. Узмимо на пример пројекат за побољшање софтвера. Одељење за људске ресурсе користи познати прилагодљиви пословни софтвер за управљање платним списком. Организација жели додати модул за управљање учењем. Циљеви пројекта су прилагођавање софтвера за управљање учењем пословним потребама организације и његово интегрисање са постојећим системом обрачуна плата.

Опсег дефинише параметре пројекта. Наставак са пројектним примером пројекта; Обим овог пројекта је ограничен на довођење система за управљање учењем и његово интегрисање са системом обрачуна плата. Много пута је корисно идентификовати ствари које су изван домета да би се разумело шта је у опсегу. За овај пројекат, додавање других модула је изван опсега. Одељење за рачуноводство не може доћи код пројектног менаџера и тражити наплату, модула потраживања или рачуна.

Додавање модула након што је пројекат дефинисан, дозвољава померање опсега. Добри спонзори пројекта и пројектни менаџери страхују од пузања у опсегу и веома нерадо додају опсег средњег пројекта. Повећање обима пројекта повећава потребу пројекта за ресурсима као што су вријеме и новац. Додатно, рад на додатном опсегу угрожава квалитет производа за рад.

03 Добар менаџер пројекта

Менаџер пројекта планира да ради и организује ресурсе да би се пројекат завршио. Ова особа је веза између спонзора пројекта који поставља визију и пројектног тима који га остварује. Када је то прикладно и благовремено, руководилац пројекта доводи заинтересоване стране да понуде допринос.

Менаџери пројеката обично имају следеће особине које им помажу да покрену пројекат:

• Менаџери пројекта су планери. Размишљају о редоследу рада и знају шта се мора десити након што тим заврши задатак. Они праве добре планове, али и знају када треба да буду флексибилни и да се одвоје од плана.
• Менаџери пројеката су поуздани. Својим успјехом овисно о раду других, пројектни менаџери требају људе да вјерују у своје добре намјере и компетенције. Повјерење је посебно важно у односу између водитеља пројекта и спонзора пројекта.
• Менаџери пројеката су склони да буду екстровертирани, јер велика већина њиховог посла укључује комуникацију.

Они држе људе одговорнима за своје обавезе. Ево примера. Надзорник пројектног тима рекао је водитељу пројекта да би члан тима могао посветити четири сата тједно пројекту. Овај члан тима је пропустио два недељна састанка у низу и није остварио напредак у његовим додељеним задацима у структури рада. Након првог пропуштеног састанка, менаџер пројекта се састао са чланом тима како би разговарао о одсуству и пропуштеним роковима. Члан тима је рекао да има важније приоритете. Менаџер пројекта је сумњао да то није тачно, тако да се након другог пропуштеног састанка, менаџер пројекта састао са супервизором члана тима. Надзорник је рекао менаџеру пројекта да ће се побринути да се понашање члана тима окрене.

04 Ангажовани актери

Заинтересоване стране на пројекту су људи који су заинтересовани за успех пројекта, али нису чланови пројектног тима. Они не размишљају о пројекту на дневној основи, као што то раде менаџери пројекта или пројектни тимови, али желе да буду у петљи о критичним одлукама и свеукупном напретку ка циљевима пројекта.

Заинтересоване стране имају мотивацију да буду у току са пројектним активностима, али је одговорност менаџера пројекта да их доведу у ред на начин да унапреде рад према циљевима пројекта. У многим случајевима, ово подразумева деликатну равнотежу између добијања превише инпута и премалог уноса. Заинтересоване стране не могу узети у обзир сваку одлуку. То би угрозило пројекат и сваку одлуку донело у борбу. С друге стране, заинтересоване стране се не могу искључити јер је значајан аспект готово сваког пројекта задовољавајући заинтересоване стране.

05 Наменски чланови пројектног тима

Чланови пројектног тима остварују рад на пројекту. Много пута су чланови пројектног тима додијељени пројекту уз своје редовне дужности, што значи да нема смањења у другом раду како би се надокнадио додатни посао који је пројект донио. Менаџери пројекта могу помоћи члановима тима да преговарају са својим супервизорима о овом питању, али менаџер пројекта нема контролу над одговорностима које чланови пројектног тима имају изван пројекта.

Посвећеност чланова тима пројекту је веома вредна. Без преданости, временских рокова, радни производи нису доброг квалитета. Чланови тима су мотивисани да остваре циљеве пројекта на време, у оквиру буџета и до очекивања квалитета.