Како израдити план за оутсоурцинг

Многе дискусије о оутсоурцингу у медијима чине да је то комплексно, али је прилично једноставно. Чак иу нашим домовима, ми "оутсоурцинг" многе задатке: кухање, одржавање наших травњака, и чување дјеце, само да споменемо само неке. Када немамо времена, фокуса или вештина да сами обавимо посао, тражимо некога ко може, и некога ко ће обавити посао за цену коју можемо да приуштимо да платимо. Корпорације раде на исти начин, иако њихове одлуке могу укључивати више фактора и доносилаца одлука.

Процес развоја

Али, баш као што породице доносе различите одлуке, корпорације могу доћи до запањујуће различитих одлука о оутсоурцингу.Не постоји шаблон који функционише за све фирме, али постоји процес који све фирме треба да размотре:

Реализација

У прошлости, многе корпорације можда нису ни знале шта је то било. Данас, они знају за оутсоурцинг, али можда не схватају колико оутсоурцинга (и оутсоурцинга) програма већ раде: Цопи центри, поштанске собе, управљање објектима, ИТ, па чак и делови корпоративног правног одељења. Оутсоурцинг можда неће ријешити сваки проблем, али учење о претходној генерацији уговора ће идентифицирати нове пројекте и пружити вриједан увид.

Постављање циљева

Да бисте били успешни у креирању програма за оутсоурцинг, потребно је да дефинишете специфичне циљеве, као што су смањење укупних корпоративних трошкова за пет процената, фокусирање на ефикасност за једну локацију, или само поглед на функције које се изводе у једној пословној јединици. Циљеви не требају огромне детаље. Како се ваше искуство оутсоурцинга повећава, дефиниције ће се промијенити.

Партиципатион

Потребни су вам учесници из многих области стручности да дају допринос плану, да верификују претпоставке и да обезбеде стручно мишљење. Када пређете са генералног плана на конкретне пројекте, поновит ћете овај процес и креирати подгрупе са још специфичнијим знањем.

Идентификација

Сада када имате циљеве и стручњаке да идентификујете и интерпретирате информације, време је да идентификујете специфичне пројекте за ваш оутсоурцинг програм. Свака фирма развија различите критеријуме и води је културом једнако као и финансијском или оперативном анализом, али постоје заједнички критеријуми на које треба обратити пажњу:

• Претходне одлуке: Ваша фирма је вероватно донела раније одлуке о коришћењу не-запослених, као што су привремени радници или уговори о услугама. Радите са Набавком и вашим ПМО (Пројецт Манагемент Оффице) за детаље. Погледајте како су се позабавили питањима на овој листи и саставили научене лекције.
• Експертиза: Да ли обављате функције или производите производе без довољно стручности или имате проблема са задржавањем менаџера? Да ли садашња управа има план за рјешавање ових проблема? Ако не, то би могао бити добар пројекат оутсоурцинга.

• Квалитет: Чак и ако функција има људе са одговарајућим вјештинама и искусним менаџерима, можда нећете добити ниво услуге који вам је потребан. Да ли руководилац спроводи анкете клијената? Шта корисници кажу о производима или услугама? Разлика у квалитету или недостатак интереса за услугу корисницима је још једна застава за оутсоурцинг.
• Цена: Изузетно квалитетна услуга није нужно добра вриједност. Како се ваши трошкови упоређују са конкурентима? Да ли функција производи мјесечне извјештаје: Јединичне трошкове, оперативне трошкове, вишегодишње трендове трошкова? Ако ова функција не може да произведе ове извештаје, спољна услуга може пружити већу транспарентност у вашим операцијама.

• Скала: Када прегледате читаву фирму, ви ћете направити многа неочекивана открића. Остани фокусиран! Један велики пројекат је бољи кандидат за оутсоурцинг него низ мањих пројеката. Тај један велики пројекат захтеваће много мање административних и управљачких ресурса. Имајте свеобухватну листу, али само изаберите кандидате који пружају велики утицај на ваш први пројекат.
• Сигурност: Сада имате добру идеју о потенцијалним пројектима. Време је да се филтрирају према безбедносним стандардима. Безбедност је сложена и контроверзна тема. Различити стандарди се примјењују на различите индустрије, а неке фирме су више свјесне сигурности од својих конкурената. Разумевање унутрашњих и индустријских стандарда, и сходно томе ограничавање пројеката оутсоурцинга. Укључите правну, ИТ, корпоративну безбедност, усклађеност (ако се примењује), и сва "ризична" одељења у вашим дискусијама.

• Давање приоритета: Свака горе наведена ставка (и можда друге карактеристике) мора бити бодована, а затим сваком пројекту треба додијелити укупну "вриједност оутсоурцинга". Несумњиво, бит ће много расправа о томе које су карактеристике најважније, ако су њихови резултати точни, и ако треба узети у обзир друге карактеристике. Немојте се изненадити ако овај процес траје мјесецима или чак годинама.
• Комуникација: До тренутка када сте дали приоритет потенцијалним пројектима, одржали сте много састанака и разговарали са много људи. Очекујте да ће ове дискусије бити јавне информације у одељењима које сте циљали за оутсоурцинг. Увек претпоставите да ће ове дискусије доћи до ваше популације запослених, често у реалном времену. Пажљиво осмишљене корпоративне комуникације морају бити припремљене и спремне. Никада не дозволите да гласине постану бољи извор информација од чињеница.

Извршавање

На крају овог процеса, имат ћете свој почетни оутсоурцинг план. Постоји много више корака док извршавате овај план: Потврђивање података, стварање подкомитета за специфичне пројекте, идентификовање добављача, вођење пилота, додељивање уговора и тако даље. Међутим, развијање вашег плана пружа вам прве и најважније кораке.