Шта послодавци не би требали држати у досјеима особља

Послодавци не би смјели постављати одређене предмете у ваше опће кадровске евиденције. Садржај досијеа и записа ваших запослених је генерално доступан особљу за људске ресурсе, запосленом и руководиоцу или супервизору запосленог у неким компанијама.

У другима, приступ је ограничен на особље за људске ресурсе и запосленици могу затражити приступ својим евиденцијама. Адвокати такође могу да поднесу судски позив садржају кадровске евиденције за тужбе и притужбе Комисије за једнаке могућности запошљавања (ЕЕОЦ). Бивши радник такође може затражити копију своје кадровске евиденције.

Најбоља пракса чини да кадровски досијеи могу бити доступни само запосленима у људским ресурсима. Потребно је држати досијее особља под кључем и кључем у складишном простору који их чини недоступним за друге запослене.

Уз све ове потенцијалне употребе и потенцијалне гледаоце ваших кадровских евиденција запосленика, послодавац мора водити рачуна да одржава непристрасну, чињеничну документацију о запосленом у запосленој евиденцији запосленика.

Због тога ћете желети да примените ове опште смернице на документацију коју задржавате у кадровској евиденцији ваше организације.

Смернице за садржај досијеа запослених

Информације у кадровској евиденцији морају бити чињеничне.

Мишљења супервизора или особља за људске ресурсе; рандом нотес; трач; неосноване гласине; питања, извјештаји или тврдње других радника који нису истражени; тврдње које нису спроведене, истражене и закључене; и све друге чињеничне информације, коментари или напомене треба да буду искључене из досијеа запослених.

Један од најгорих примјера увредљивог коментара који је менаџер за људске ресурсе пронашао у евиденцији о запосленима, укључивао је биљешке о интервјуима водитеља запошљавања. Једна је изјавила: “Вероватно предебела да би се по степеницама попео горе и доле.” Замислите запосленика, адвоката, па чак и будуће запослене и супервизоре који читају коментаре попут ових.

У другој компанији, менаџер је пронашао непоткријепљене биљешке које су менаџери и други ставили у досјее запосленика, као што је: "Марија је љута јер није добила повишицу. Успорила је свој рад намјерно како би се удостојила са шефом." Видите проблем?

Кадровска документација мора бити пажљиво додељена њиховим одговарајућим локацијама датотека.

Утврдите протокол за кадровску евиденцију ваше компаније на основу државних и федералних закона, закона о запошљавању као што је Закон о преносивости и одговорности за здравствено осигурање из 1996. године (ХИПАА) и најбоље праксе послодаваца.

Онда се држите протокола. Не желите да нађете случајне докторске изговоре уврштене у досије о кадровима када они припадају медицинском досијеу. Нити желите да имате образложење и оправдање за унапређење запосленог у платном спису.

Такође не желите да евиденција о одлуци о запошљавању која укључује провјеру позадине или биљешке из разговора с бившим послодавцима у досијеу особља.

Потребно је обучити супервизоре, менаџере и друге запослене који документацију стављају у евиденцију особља.

Свака особа која има приступ и може поставити документе у датотеку особља запосленика мора се обучити да на одговарајући начин напише документацију.

Навести да је запосленик укорио да је запосленик био потпуно мртав, неће освојити ваше награде. Међутим, познато је да необучени супервизори пишу сличне изјаве и стављају их у досијее запослених.

Још боље, ограничите приступ датотекама вашем особљу за људске ресурсе који је одговоран за евиденцију и зна шта би требало и не треба ставити у досије особља.

Уравнотежите информације које уносите у евиденцију особља.

Укључите и позитивне и негативне аспекте историје запошљавања запосленог. Пречесто, кадровска евиденција наглашава сваку негативну појаву и пропушта позитивне компоненте које сваки запосленик доживљава. Размишљајте о подизању, промоцијама, наградама за изврсност и копијама похвала и захвалница.

Препознају разлику између личних белешки супервизора у вези са њиховим особљем за извештавање и службеном евиденцијом особља компаније.

Белешке супервизора које се користе за побољшање перформанси, за праћење пројеката и завршавање циљева, као и за праведно одређивање повећања и планова развоја перформанси, на пример, спадају у приватни досије супервизора, а не у службену евиденцију особља компаније.

Препознајте, такође, потребу да обучите супервизоре како да воде белешке и воде документацију у свом досијеу управљања. Исти критеријуми за чињенице, а не за мишљења и конкретне примере, а не из друге руке, односе се на приватне белешке.

Приватне белешке супервизора могу се позвати у судском поступку, тако да се препоручује опрез чак и за приватне белешке. Не препоручује се пракса супервизора да чувају копије записа који постоје у досијеу службеног особља у њиховој датотеци за управљање.

Запошљавање документације и биљешке са интервјуа представљају помало тешко.

Најбоља пракса је да се за сваку позицију коју попуните одржава посебан фајл који укључује сву документацију везану за попуњавање те позиције од објављивања посла до референтних провјера. Резиме кандидата, пропратна писма и пријаве припадају овој датотеци, осим што требате премјестити пријаву запосленог запосленика у досије особља запосленог.

Овај фајл има званичне контролне листе и обрасце који теже непристрасном представљању квалификација потенцијалног запосленог и подржавају вашу одлуку да ангажујете најквалификованијег кандидата. Мишљења и напомене менаџера за запошљавање које су предузете током процеса запошљавања не спадају у овај фајл.

Људски ресурси могу прикупљати ове биљешке како би одржавали комплетну документацију о одлуци о запошљавању, али не спадају у кадровску евиденцију.

Чињенична документација о одлукама о запошљавању.

Ова документација укључује одлуке као што су унапређење, прелазак на бочну прилику и повећање плата и оне спадају у кадровску евиденцију. Мишљења супервизора или ХР-а о запосленом нису. Службена документација о дисциплинском поступку, као што је писмено упозорење, припада и досијеу запослених.

Специфични примери документације која не би требало да буде у евиденцији особља

Следеће информације не би требало да буду стављене у кадровску евиденцију. Документација може захтијевати посебан фајл, може бити класифицирана као надзорна или управна биљешка, или не би требала бити задржана од стране послодавца.

• Све медицинске информације припадају медицинској документацији.
• Информације о платном списку припадају платном списку.
• Документи који укључују бројеве социјалног осигурања запослених или информације о заштићеним класификацијама запосленика као што су старост, раса, пол, национално поријекло, инвалидитет, брачни статус, вјерска увјерења и тако даље, никада се не смију чувати у досијеима особља.
• Надзорна документација у сврху управљања радом запосленика, постављање циљева, повратне информације и тако даље, треба да се поднесе у фасциклу приватног, надзорног или менаџерског власника.
• Истражни материјал, укључујући жалбу запосленика, интервјуе са свједоцима, интервјуе запосленика, налазе, препоруке адвоката и рјешење, као и наставак како би се осигурало да се не освети, треба да се налазе у истражном досјеу који је одвојен од кадровске евиденције.
• Датотека запосленог И-9 се формира у И-9 датотеци или локацији, далеко од евиденције о запосленима.
• Поставите основне провјере, укључујући криминалну повијест, кредитне извјештаје, и тако даље, и резултате тестирања на дрогу у посебну датотеку коју надзорници, менаџери и запослени не могу приступити. СХРМ препоручује или овај посебан фајл или препоручује да се ове информације могу такође унети у здравствени картон запосленог.
• Записи о једнаким могућностима за запослене као што су обрасци за самоидентификацију и владини извјештаји не смију се чувати у досијеу особља нити било гдје гдје надзорник има приступ.

Ако се придржавате ових смерница, ваша организација ефикасно чува чињеничну историју запослености и евиденцију о запосленима на одговарајућим локацијама.

Дисцлаимер: Имајте на уму да достављене информације, иако су ауторитативне, нису гарантоване за тачност и законитост. Сајт се чита широм света, а закони и прописи о запошљавању варирају од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас да потражите правну помоћ, или помоћ од државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе као смернице, идеје и помоћ.