10 навика успешних менаџера пројекта

Зашто неки пројектни менаџери доводе своје пројекте на време, у буџет и са задовољним клијентима, док други имају проблема? Погледајмо десет навика које веома успјешни менаџери пројеката дијеле како би сазнали.

Ове навике се стално изнова спомињу у оцјенама перформанси иу прегледима на крају пројекта, гдје клијент, тим или спонзор нуде повратну информацију водитељу пројекта.

Не морате да имате десетогодишње искуство да бисте га успешно пружали сваки пут. Промјеном ваших навика и уклањањем својих вјештина можете драстично побољшати шансе за успјех вашег пројекта и дати себи мање стресног времена на послу.

Коришћење правог тима

Најефективнији и најуспјешнији пројектни менаџери знају способности својих чланова. То значи да они могу додијелити прави посао правим људима.

Коришћење погрешног ресурса на задатку може довести до тога да траје дуже или да се лоше ради. Помаже да се знају предности и слабости појединаца који раде са вама, тако да их најбоље можете алоцирати на пројектне задатке.

Управљање пројектним питањима

Сви пројекти повремено имају проблеме. Успјешни пројектни менаџери не допуштају да их брину. Они познају процесе за управљање проблемима, као и на који начин се најбоље суочавају са проблемима када се појаве.

И ти то можеш. Када знате како да процените проблем пројекта, видећете да управљање проблемима постаје лака навика да се укључи у вашу недељну рутину. Одвојите мало времена да прођете кроз дневник проблема сваке недеље, и ускоро ћете увидети да је лако остати на врху управљања проблемима.

Суочавање са променама

Пројекти су дизајнирани да промијене ствари, али таква промјена се догађа другим људима! Теже је управљати промјенама које су усмјерене искључиво на пројектни тим, узнемиравајући детаљан распоред пројекта и креирајући нови посао и цијелу хрпу ажурирања документације.

Успјешни пројектни менаџери имају процес управљања промјенама који слиједе. Праћење дефинисаних корака олакшава претварање било које акције у навику јер је структурирано и понављајуће.

Процес управљања промјенама изгледа овако:

• Примите информације о промени.
• Процените промену.
• Утврдите колико ће бити посла да се направи промјена.
• Припремите препоруку о томе да ли је вредно наставити.

Када сте припремили препоруку, замолите спонзора да донесе одлуку о томе да ли треба да укључите промену или не. Неке мале измене можете одобрити сами док су они унутар вашег дјелокруга и нивоа власти. Успјешни пројектни менаџери знају да је суочавање са промјенама дио посла и да имају план да се носе с њима као и када се појаве.

Управљање трошковима пројекта

Веома је вероватно да ће ваш пројекат имати трошкове, чак и ако сами немате потпуну контролу над новчаником. Способност управљања финансијским елементима у вашој контроли мора бити навика. Ако му не приступате редовно и рутински, наћи ћете да је посао толико огроман да је немогуће добро.

Фантастични пројектни менаџери остају на врху трошкова са системима архивирања који раде за фактуре, цитате и процене. Уђите у навику да користите софтвер за буџетирање (чак и ако је то само табела).

Не можете управљати трошковима пројекта док не добијете план онога што ћете потрошити. Прочитајте ово о томе како да креирате буџет пројекта тако да можете да почнете.

Тимски рад

Пројектни тим можда не ради директно за вас. Дакле, зашто је теамбуилдинг дио навика успјешних пројектних менаџера? То је зато што вам је потребан ваш тим да ефикасно ради заједно и да вам је потребно да појединци који су укључени у пројекат брзо дођу до тачке у којој верују једни другима. То добијате кроз изградњу тима. Пазите на ситуације у којима се ваш тим распада. Погрешно понашање је неприхватљиво.

Ундерстандинг Процессес

Шеста навика веома успјешних пројектних менаџера је да они разумију процесе који постоје унутар њихове сфере контроле. То значи да они знају које радне процедуре треба слиједити. Они не губе време покушавајући да разумеју како да напишу пословни случај, јер знају да постоји процедура за то и да могу да прате кораке.

Најуспешнији пројектни менаџери нису робови процеса. Они знају када је исправна ствар да се прати процес. Они знају када је боље мало га подесити да би задаци били лакши за свакога. Један од примјера би био уклањање бирократије из малог пројекта прилагођавањем процеса у складу с тим.

Ажурирање распореда

Распореди пројеката не би требали бити препуштени случају. Најуспјешнији пројектни менаџери ће направити навику да редовно провјеравају своје распореде за тачност и ажурирају их.

Постоји много начина за праћење напретка вашег пројекта. Најважније је да то урадите. Ако се трудите да ову навику учините својом, онда резервишите кратак састанак у свом дневнику са собом и распоредом једном недељно. Користите исто време сваке недеље и узмите 30 минута да прегледате где се налазите и где треба да будете. Направите потребне измене, реците тиму и наставите са пројектом.

Ако промене у распореду утичу на датум завршетка пројекта или на датум испоруке за главне прекретнице, онда разговарајте са својим спонзором. Не би требало да мењате основе свог основног плана без проласка кроз формални процес одобравања.

Управљање пројектним ризиком

Знати шта треба да укључите у ваш регистар ризика је једна ствар, али да га редовно прегледате и да делујете на подигнуте ризике је нешто друго. Није довољно користити почетак вашег пројекта да бисте идентификовали ризике и онда не размишљати о њима поново. Управљање ризиком треба да буде део ваших навика у пројекту, јер без њега ћете увидети да се ризици претварају у проблеме и стварају проблеме за вас.

То је још једна област у којој стандардни поступци и резервисање редовних слотова за преглед ризика могу помоћи. Можете га укључити као део састанака вашег тима. Направите навику да прегледате своје ризике са тимом, затворите све који више нису претња и планирајте акције за оне које желите да ублажите.

Време праћења

Пројект менаџери знају много о управљању временом пројекта, али то је обично у домену планирања и планирања. Оно о чему говоримо је праћење времена на регуларнијој, свакодневној основи. Говоримо о временским таблицама.

Пројектни тимови често нису толико заинтересовани да користе временске табеле ако то раније нису урадили. Многи софтверски алати за управљање пројектима имају временско праћење производа. То може олакшати увођење преласка на праћење времена као тим.

Без обзира да ли пратите време вашег тима (што се препоручује), важно је да знате где ваше време иде за један дан. Требало би да имате навику да водите белешке о томе како проводите време. То ће вам помоћи да схватите да ли трошите време на задатке приоритетних пројеката. Можда мислите да јесте, али јесте ли? Временски листови или снимање неког времена ће вам помоћи, чак и ако је то само дневник у бележници.

Испорука пословних промена

Коначно, навика која чини пројект менаџере најуспјешнијим је њихова способност да изједначе резултате пројекта са пословним резултатима. Ако корисници не употребљавају ваш производ или ако софтвер брзо застари или клијенти нису толико запањени као ви, онда је ваш пројект губљење времена.

Најуспјешнији пројектни тимови осигуравају да знају које пословне резултате желе. Они граде решење које доноси промене у пословању на одржив начин. Оно што они испоручују када се заврши пројекат у потпуности се користи и потпуно усваја од стране купца. Успех је јер је изграђен да буде успешан од самог почетка.

Разумевање пословних циљева је кључни критеријум за сваког пројектног менаџера који жели да утиче на клијенте и заинтересоване стране. Ако можете да покажете да сте испоручили нешто вредно, онда је лако показати утицај који имате и вредност коју доносите компанији.

Направите навику да питате своје заинтересоване стране какву пословну вредност очекују и како желе да користе шта год да им пројекат пружа за њих. Разговарајте с њима о томе како дефинишу успјех. Ово можете изградити у поновљивом процесу на почетку сваког пројекта.