Пракса управљања састанцима помаже у побољшању продуктивности

Много радног времена проводимо на састанцима. У многим случајевима лоше праксе управљања састанцима резултирају непродуктивним кориштењем времена учесника. У повезаном чланку нудимо смернице за претварање пет сценарија заједничких састанака у продуктивне догађаје. Ево додатних идеја за подршку јачању корисности, продуктивности и утицаја састанака.

Кеи Манагемент Кеи - Станд ПАТ

Неки менаџери запошљавају П.А.Т. приступ састанцима, који захтијевају а Пурпосе, ан Агенда, и а Тимефраме. Окупљање учесника са овим критичним тачкама контекста прије сесије осигурава да се људи појаве спремни да учествују и подрже свеукупну намјеру састанка. Јасна П.А.Т. план помаже осигурати продуктивну сесију.

Требало би да можете одредити сврху састанка у највише 1 или 2 реченице. "Овај састанак је планирање нове маркетиншке кампање" или "овај састанак је да прегледамо нову политику отпреме за руковање повратком." Сврха помаже да се осигура да сви знају зашто су тамо, шта треба да се уради и како да усмери напредак и да се залаже за закључак.

Поставите дневни ред. Наведите ставке које ћете прегледати / дискутовати / прегледати. Ми желимо да одредимо временско ограничење за сваку тачку дневног реда (види доле) и идентификујемо особу која је одговорна за модерирање дискусије. Поставите временски оквир; у најмању руку поставите почетно и завршно време. Такође препоручујемо да се одреди трајање за сваку тачку дневног реда. То би требало да буде укупан временски оквир састанка.

Започните састанке на вријеме

Ако радите у једној од оних култура у којима људи улазе у састанке све до пет или десет минута након планираног времена, вријеме је да започнете нови тренд. Једна фирма охрабрује своје менаџере да затварају врата у заказано време, а они који касне нису добродошли. Иако ово може бити више драконско него што желите да делујете, не би требало да се мучите око тога да се састанак нареди, преиспитивање сврхе и потврђивање очекивања и времена.

Не чекајте да се појаве скитнице. Када неко стигне касно, не враћајте се и прегледајте шта је већ покривено. Наставите са темама састанка. Ово ће бити незгодно за луталице и побољшати изгледе да он / она стигне на вријеме на сљедећем састанку.

Ако се организатор / спонзор састанка не појави на вријеме, сматрајте састанак отказаним и вратите се на посао. Раздобље чекања од пет до седам минута је разумно. Изгледа да је организатор састанка наишао на неочекиване потешкоће и више би волео да не губите време на њега.

Одржавајте састанак на тему

Добра пракса је да се некоме додијели улога одржавања свих на стази током састанка. Пречесто се дискусије занемарују и онда деградирају на вртлог мишљења, идеја, чињеница и емоција. Уместо тога, доделите улогу и обавестите све присутне да ће се ова особа укључити ако и када дискусија одустане од дневног реда и специфичне тачке дискусије. У неким фирмама, ова улога се спомиње као "саобраћајница", у другима, "чувар теме". Без обзира на ознаку, улога је изузетно корисна у јачању ефикасности и продуктивности ваших састанака.

Ако се појаве додатне теме које су изван дневног реда, али су важне за дискусију, оне треба да буду јасно заробљене и постављене на "паркинг" за будуће разматрање и дискусију или за дискретан састанак. Власник састанка задржава право да дозволи мању дивергентну дискусију ако подржава укупну сврху састанка.

Задржите и дистрибуирајте белешке / минуте састанка

Неко, осим организатора састанка, треба да води записник са састанка. Добар запис записника ће садржати:

• Време састанка, датум, локација
• Опис сврхе
• Копија дневног реда
• Списак присутних и списак оних који нису присуствовали
• Детаљан преглед закључака, акционих ставки, одговорности и датума завршетка. Многи нотери користе дневни ред као водич за навођење закључака и акција.
• Планирани састанак ако је заиста потребан.

У идеалном случају, распоредите биљешке са састанака што је прије могуће након завршетка састанка и апсолутно у року од једног радног дана. Записници и биљешке служе као важан подсјетник за учеснике као и извор информација за друге заинтересиране стране или, за оне који су пропустили састанак. Записници су одличан алат за подстицање људи и тимова на њихове предане активности.

Доња граница

Могуће је да ће састанак резултирати позитивним исходом, помоћи у покретању пројеката и напредовању људи, само немојте рачунати на њега. Нека марљивост и намјерно јачање ваших техника управљања састанцима ће побољшати ваше шансе за добар исход.

Упдатед би Арт Петти