Питања и одговори из интервјуа за административног асистента

Када интервјуишете посао административног асистента, анкетар ће желети да сазна колико је релевантна ваша квалификација за позицију и како ћете се уклопити у компанију и одељење.

Пошто посао захтева и административне и интерперсоналне вештине, менаџери за запошљавање ће често питати о специфичним атрибутима које имате за квалификацију за радно место, као ио вашим мање вештим људским вештинама.

Савјети за вођење разговора

Важно је да будете свесни да ће дискусија вероватно превазилазити меке вештине, као што су ваше комуникацијске способности, организационе способности или правовременост. Требало би да сте спремни да разговарате ио тешким вештинама.

1:14

Погледајте сада: Како одговорити на 4 уобичајена питања за административне послове

Будите спремни да дискутујете о софтверским програмима

Будући да многе позиције административног асистента захтијевају често кориштење одређеног софтвера, можда ћете морати разговарати о разним програмима с којима сте радили, о начину на који сте користили те програме и вашем стручном нивоу.

• Пример одговора:Волим да користим технологију и учим о новим програмима. Такође имам способност да подучавам сараднике који можда нису толико паметни у коришћењу система. На мом задњем послу у Кент Ассоциатес, волонтирала сам да прегледам системе за управљање пројектима за тим професионалаца које сам подржао. Мој шеф је одобрио моју препоруку и увели смо веб-базирани систем, Асана, који нам помаже да пратимо пројекте и дијелимо информације на веб платформи.
• Пример одговора: Ја сам го-то особа у уреду за ПоверПоинт слајдове и уживам помажући нашим продавачима да вау купцима својим презентацијама. Такође сам напредни корисник програма Екцел и креирам сложене макрое за припрему пројекција буџета за предлоге пројеката.

Будите спремни да разговарате о административним процесима

Требало би да будете спремни да разговарате о свом раду и административним процесима на претходним позицијама. Као административни професионалац не би требало да постоји сумњате да сте организовани и оријентисани на детаље. Ваш интервјуер ће желети да зна како манифестујете ове квалитете у свом свакодневном раду.

• Пример одговора:Организационе способности и пажња на детаље су међу мојим најјачим средствима. Ја сам напредовао у ситуацијама у којима могу довести ред у сложене пројекте. На пример, претходно сам подржао осам професионалаца који су планирали промотивне догађаје за клијенте. Развио сам шаблон за праћење циљева и напретка за сваки пројекат и поставио га на заједнички погон тако да сви чланови укљученог особља могу пратити свој напредак у погледу пројеката и догађаја тима.
• Пример одговора:Када сам радио за Алфред Групу, креирао сам приручник за поступке који је описао кораке потребне за процесирање захтјева за кредит, а затим сам га поставио на интернет како би сви кредитни службеници могли слиједити исте процедуре.

Увек одговорите позитивно

Будите свесни свог понашања током интервјуа.

Будући да административни асистенти често веома блиско сарађују са појединцима за које раде, од суштинског је значаја да будете позитивни, професионални и љубазни у сваком тренутку.

Желите да анкетар не сумња да би рад са вама био пријатно искуство.

• Пример одговора:Радила сам на рецепцији у нашој агенцији, и било је критично да сам направила позитиван први утисак и за тренутне и за потенцијалне клијенте. Ја сам природна особа која може "урадити", а моји прегледи су редовно хвалили своју оријентацију према клијентима.
• Пример одговора:Компанија испитује клијенте након интеракција, а моје име се стално појављује као особље које је корисно, пријатно и професионално. Мој шеф је коментарисао колико често клијенти траже од мене када позовем уред за помоћ.

Припрема за разговор

Један од начина да се припремите је да анализирате опис посла и покушате да добијете осећај да ли постоји одређени скуп вештина на којем се фокусира позиција. На пример, да ли се наглашава планирање путовања, координација пројекта, свакодневно заказивање састанака, лична помоћ или било шта друго? Ако је тако, свакако нагласите своје најрелевантније искуство приликом одговарања на питања за интервју за посао.

Направите листу вештина које су наведене у огласу за посао и слободно додајте неке друге за које мислите да би биле применљиве. Затим погледајте властите административне и уредске вјештине и ускладите своје квалификације са послом.

Ово ће вам помоћи да своје одговоре прилагодите на најрелевантнији начин за одређену позицију.

Питања и одговори из интервјуа за административног асистента

Приликом припреме, може бити корисно размотрити питања која вам могу бити постављена и размислити о томе како да одговорите, наглашавајући специфична искуства и успјехе са претходних послова.

• Које компјутерске вјештине имате и које програме вам је угодно користити? - Најбољи одговори
• Да ли вам је удобно користити телефон са више линија и управљати великим бројем телефонских позива? - Најбољи одговори
• У овој компанији волимо да себе сматрамо тимом који ради заједно на истим циљевима. Шта мислите о раду у тимском окружењу? - Најбољи одговори
• Како бисте се осећали да надгледате два или три друга радника? - Најбољи одговори
• Која је ваша највећа снага и како би то помогло вашем учинку на том положају? - Најбољи одговори

• Која је ваша највећа слабост? - Најбољи одговори
• Како се носите са стресом и притиском? - Најбољи одговори
• Како је било радити за вашег супервизора? - Најбољи одговори
• Шта очекујете од супервизора? - Најбољи одговори
• Да ли радије радите самостално или у тиму? - Најбољи одговори
• Да ли добро радите са људима? - Најбољи одговори
• Дајте неке личне примере тимског рада. - Најбољи одговори
• Питања за интервју рецепционара: - Листа питања

Питања која треба питати анкетара

Такође треба да урадите неко истраживање о компанији и будите спремни да поставите релевантна питања када се појави прилика. Може бити корисно да се пред вас постави неколико питања која бисте могли да поставите или да продискутујете даље, ако раније нисте добили прилику за интервју.

Често ће то бити при крају интервјуа, тако да је важно оставити анкетара са добрим утиском. Сјајан начин да то учините је да покажете своје занимање и припремите се за интервју за посао, везујући питања која су вам постављена са неким својим питањима.

• Које су одговорности ове позиције?
• Можете ли описати типичан дан (тједан) у овом одјелу?
• Које су предности овог одељења? Које су слабости?
• Шта кажу ваши претходни асистенти да је најбољи део посла за вас? Шта би рекли да је најгоре?
• У ком правцу видите компанију у наредних пет година? Да ли сматрате да постоје било какве пријетње његовом успјеху?
• Зашто је ваш последњи помоћник напустио положај? Које су његове / њене снаге? Које су његове слабости? Шта сада ради?
• Које атрибуте је имао ваш најбољи помоћник? Шта је са твојим најгорим асистентом?
• Колико често се обављају прегледи перформанси? Ко их води?
• Које су вам вештине најважније у административном помоћнику?
• Како награђујете и охрабрујете људе који раде у вашем одјелу?
• Да ли у овом одељењу постоје текућа производна питања?
• Како сте се бавили кадровским проблемима у прошлости?
• Који су неки од највећих изазова за особу у овој позицији?
• Који је, по Вашем мишљењу, најисплативији аспект ове позиције?
• Да ли ви (Да ли компанија / одјел) подржава чланство у професионалним удружењима и континуирани професионални развој?
• Шта бисте описали као улогу административног особља у овој канцеларији?
• Да ли се очекује прековремени рад или викенд сати?
• Шта вам се највише свиђа када радите за ову компанију? Има ли каквих измена?
• Шта ти се најмање свиђа када радиш овде?
• Да ли охрабрујете одељење да ради као тим или да се више концентришете на појединачне доприносе?

Будите спремни за још питања за интервју за посао

Поред питања везаних за интервју за посао, постављат ће вам се и опћенитија питања о вашој повијести запослења, образовању, снагама, слабостима, постигнућима, циљевима и плановима. Ево листе најчешћих питања за интервју и узорака одговора.