Пет фаза пројекта

Док неке пројектне методологије као што су агилни приступи компримирају или понављају сљедеће фазе у бржим, итеративним циклусима, рад сваке фазе је видљив и различит у сваком пројекту.

Формални пројекти прате петостепени процес као што следи

1. Иницијација: формирање пројектног тима, цхартер пројекта и почетак.
2. Планирање: финализирање обима пројекта, дефинисање детаљне анализе рада, процена ризика, утврђивање потреба за ресурсима, финализирање распореда и припрема за конкретан рад.
3. Извршење: обављање стварног посла који се захтева дефинисањем пројекта и обимом.
4. Монитор анд Цонтрол: стварном управљању, извештавању и контроли ресурса и буџета током фазе извршења.
5. Затварање пројекта: достављање пројекта, процена научених лекција, одлагање пројектног тима.

Традиционални ток пројекта

Без обзира на величину пројекта, кретање кроз фазе је исто. Пројекат је покренут или покренут са повељом која идентификује пројектног менаџера и описује значај пројекта.

Када се пројекат покрене, он прелази у фазу планирања. Овде, основни и радни тимови идентификују неопходан посао који треба да се заврши да би се постигао опсег пројекта и развили процене и процене времена, трошкова, ресурса и ризика.

После фазе планирања, посао почиње и одвија се у дефинисаном редоследу неопходном за прелазак са претходних или претходних активности на активности насљедника. Зависности пројекта играју важну улогу у овој фази.

Док се извршавање одвија, руководилац пројекта и чланови тима прате, извјештавају и контролирају цјелокупни пројект, с нагласком на активности критичног пута. Овај рад се наставља све док се фаза извршења не заврши и пројекат се достави купцу.

Завршна фаза, завршетак пројекта, подразумијева завршетак испоруке, процјену научених лекција и одлагање пројектног тима тако да чланови могу прећи на своју сљедећу иницијативу.

За агилне или итеративне развојне пројекте, планирање и извођење се одвијају у кратким спиртима или спринтима, док се фазе понављају док се пројекат не заврши до задовољства корисника.

Иницијација

Чврста иницијација пројекта не само да ће поставити ваш пројекат за успјех, већ ће и поставити темеље за све будуће фазе. Током иницијације, добићете додељене чланове пројектног тима, информисати их о укупним циљевима пројекта и питати клијента или власника пројекта што је више могуће питања како бисте могли ефикасно планирати пројекат. Такође је одлично време да се изгради тимски ентузијазам око пројекта и да се прикупе детаљи у последњем тренутку који могу утицати на планирање пројекта. Додатни кораци укључују:

• Анализа дионика
• Додела извршног спонзора
• Развој и комуникација Повеље
• Формални састанак

Планирање

Када покренете пројекат и сакупите све релевантне информације, тада ћете почети да планирате свој пројекат. Фаза планирања зависи од величине вашег пројекта, од тога колико информација имате да организујете и колико је ваш тим велик. Резултат планирања треба да буде јасан план пројекта или распоред, од којег ће сви пратити своје задатке. Коришћење програма за планирање пројекта као што је Мицрософт Пројецт или Басецамп изузетно је корисно приликом планирања пројекта. Ако немате приступ неком од ових програма, урадите генералну претрагу онлине за бесплатан софтвер за планирање пројекта.

Иако је употреба програма за планирање пројекта корисна, није увијек потребно. Коришћење програма Екцел и Ворд за креирање вашег плана и комуницирање са тимом једнако је ефикасно. Специфични задаци у фази планирања укључују:

• Креирање комуникацијског плана за различите укључене актере.
• Израда детаљне структуре структуре рада.
• Идентификовање критичног пута.
• Исцртавање ресурса на плану пројекта и побољшање редоследа рада на основу зависности пројекта и ограничења ресурса.
• Израда детаљног распореда.
• Процена ризика и развој приоритетног плана и плана ублажавања.

Извршење

Сада када имате солидан план пројекта, тим може почети са извођењем пројекта у односу на њихове задатке. То је фаза у којој сви почињу да раде. Желите да званично покренете фазу извршења са особним састанцима како би се осигурало да сви имају оно што им је потребно да почну да извршавају свој део пројекта. Започињање тима на правом путу је саставни дио успјеха пројекта, стога јасно формулирајте распоред и план комуникација.

Монитор и контрола

Док је пројекат у фази извршења, ви ћете почети да га надгледате и контролишете како би се осигурало да се креће према плану. Постоји више начина на које можете пратити и контролисати пројекат. Успјешни цхецк-ини са вођама тимова, организовани дневни "станд-уп", или више формални седмични статусни састанци су ефикасни. Информација која излази из ових састанака или канала комуникације ће информисати повратну спрегу и на крају било какво поновно планирање и прилагођавање које су потребне пројекту. Додатне важне активности у овој фази укључују:

• Придржавајући се свог унапред успостављеног комуникацијског плана како би се осигурала свијест дионика о статусу пројекта.
• Праћење радних тимова и радних активности на критичном путу.
• Идентификовање могућности за побољшање перформанси распореда тако што ће се убрзано пратити или завршавати активности паралелно или тамо где је то потребно, сломом распореда додавањем ресурса.
• Праћење стварних и планираних трошкова.
• У неким случајевима, праћење, израчунавање и извјештавање о зарађеној вриједности за пројектни план.
• Пратити и ублажити ризике и по потреби побољшати план ризика.

Пројецт Цлосе

Када су сви детаљи и задаци вашег пројекта комплетирани и одобрени од стране клијента или власника пројекта; коначно можете затворити свој пројект. Затварање пројекта је једнако важно као и његово покретање, планирање и извршење. Желите да документујете све информације из пројекта и уредно га организујете како бисте се вратили на њега ако је потребно. Такође је добар тренутак да се одржи обдукција пројекта тако да сви чланови тима могу да размисле о томе шта је било исправно или погрешно током пројекта. Такође би требало да се документује тако да се исход може поделити са другим члановима пројекта и да се унесе у фасциклу историје пројекта.

Коначно, важно је формално одложити пројектни тим, дајући повратне информације и оцјене учинка како је назначено у политици ваше фирме.