Како можете имати користи од ревизије пројекта

Сваки пројекат може имати користи од ревизије с времена на вријеме. Али не брините, није толико застрашујуће колико звучи. Ревизија пројекта је где непристрасна особа прегледа ваш пројекат и даје смернице о томе шта би се могло урадити другачије како би се побољшале његове шансе да буде успешан. Овај чланак објашњава све и води вас кроз како се припремити за ревизију пројекта.

Како је формална ревизија пројекта

Ревизија пројекта је обично формална вјежба. Неформални еквивалент се обично назива рецензију. Ово је место где колега прегледава ваш пројекат и пратећу документацију и даје вам повратну информацију о томе где бисте требали трошити мало више времена.

Ревизије пројекта су формалне по томе што обично имају дефинисани скуп питања и проводе их они који редовно обављају такве послове.

Ко врши ревизију пројекта

Особа која врши ревизију вашег пројекта може бити други руководилац пројекта (вјероватно нетко с великим искуством у вођењу пројеката), али је вјеројатније да ће то бити нетко из пројектне канцеларије који често проводи ревизије.

То ће бити неко ко може да се сматра непристрасним, тако да неће бити ваш линијски менаџер или спонзор пројекта. Може бити чак и тим људи, у зависности од величине пројекта.

Како се припремити за ревизију пројекта

Прва и главна ствар коју треба организовати је да имате копије пројектне документације за ревизора. Ако имате координатора пројекта, замолите их да саставе пакет докумената (по могућности електронски). Требало би да све ваше информације буду лако доступне, али чак и ако то учините, овај корак може и даље да потраје. Као минимум, будите сигурни да имате план пројекта, евиденцију ризика, дневник проблема, буџет и распоред који су доступни ревизору.

Ко треба да буде укључен

То зависи од врсте ствари које ревизор жели да погледа. Ви, као менаџер пројекта, ћете морати провести неко вријеме с њима. Очекујте да чланови тима буду позвани да разговарају са ревизором.

Имајте на уму да што дуже троше рад на задацима везаним за ревизију, то мање времена имају за рад на пројекту, тако да ћете можда морати да промијените распоред неких активности и радите спорије током периода ревизије.

Колико дуго траје ревизија пројекта

Не постоји фиксни временски период за ревизију пројекта. На великим пројектима, наћи ћете да је потребно много дуже. На малим пројектима, ревизор се може обавити у року од неколико сати. Чим будете знали да ће ваш пројекат бити ревидиран, питајте ревизорски тим колико дуго очекују да ће њихов рад преузети.

Шта ревизија тражи

Ако је ревизија сазвана због посебне забринутости, као што је неуспјех у постизању циљева квалитета, онда очекујете да ће дубоко испитати то подручје. Рутинска ревизија ће се широко осврнути на различите области управљања пројектима и испоручене резултате на којима пројекат ради. Он ће покрити време, трошкове и квалитет вашег пројекта и ангажовање заинтересованих страна.

Циљ ревизије је да се утврди да ли ће пројекат испунити своје циљеве или не. Ако ревизор сматра да на основу тренутног учинка пројекат неће погодити те циљеве, он или она ће дати препоруке за дјеловање.

Препоруке зависе од тога шта је пронађено

Препоруке из извештаја ревизора ће зависити од онога што су пронашли. Очекујте да буду позитивни и формулисани на начин који ће вам омогућити да их лако усвојите. Требало би да буду практични.

У једном крајњем случају, ревизор може препоручити да је ваш пројекат затворен, иако би се то десило само ако би се сматрало да нема шансе да било који пројектни рад од овог тренутка доведе до било какве вриједности за организацију.

Погледајте ревизију вашег пројекта као позитивно искуство. Требало би вам дати рано упозорење о свим знаковима да је ваш пројекат у невољи и то је прилика за рад са искусним професионалцем на пројекту. Спровођење њихових препорука требало би да вас, ваш тим и ваш пројекат буде успешније, а то може бити само добра ствар.