Како направити састанке руководства Продуктивни догађаји

Не морате да гледате далеко да бисте пронашли чланке од стручњака о управљању временом, извршеним руководиоцима и другим гуруима и стручњацима који одлучују о састанцима и предлажу да избегнете, смањите или на други начин избегавате ове често напорне корпоративне губитнике времена.

Ипак, понекад једноставно морамо да се сретнемо. И да, постоји велики број савјета доступних од стручњака за управљање временом, контролу дневног реда и правила реда. Фокус је овде мало другачији, нудећи неке испробане и истините смернице које ће помоћи менаџерима да претворе пет врста заједничких састанака у безболне и продуктивне догађаје.

Пет заједничких решења за састанке

1. Уклоните смрт ажурирањем “Ароунд тхе Табле”. Знаш овај састанак. Осамнаесторица људи у соби и онда захтијевају од сваке особе да подијели ажурирање које типично звучи као покушај да се оправда њихово постојање и да се поткријепи њихово залагање у великој радничкој дворани славе. Извршни директори и виши руководиоци су познати по вођењу ових састанака, наивно верујући да је ово одличан начин да сви чују шта се дешава широм фирме. У стварности, људи се углавном подешавају и фокусирају се на планирање сопственог ажурирања које нико неће слушати.

Уместо тога: Свакако се слажите са својим вршњацима, члановима тима или кључним колегама, али не подлегните приступу „око стола“. Понудите информације на основу изузетка. Делите релевантне вести, укључујући финансијске резултате, велике победе клијената или ажурирања иницијатива на нивоу организације. Такође, проширите понуду за појединце да покрену важна питања. Ако се деси нешто вредно пажње и није познато, неко треба да је подели. Ако једној групи треба помоћ друге групе, поднесите захтев.

У супротном, не приморајте све присутне да деле.

2. Састанци о статусу уопште. То могу бити брутални убице времена, поготово када се закључавају као понављајући догађаји и којима се лоше управља.

Уместо тога : Никада не зовите састанак за нешто што можете погледати. Искористите технолошке алате тог дана како бисте осигурали да ваши радни тимови одржавају актуелну и видљиву надоградњу статуса гдје је сви могу видјети кликом миша. Ако морате испунити планирано вријеме састанка на пола или користити агилне приступе и изводити кратке “станд-уп” сесије. Будите драцонски у вези дигресија и дистракција које продужавају ове сесије. Фокусирајте се на статус дељења и захтевајте од људи да се позабаве питањима изван овог форума.

3. Неструктуирани састанци за браинсторминг. Већина састанака који се баве браинстормингом су тако слабо омогућени да на крају потиснемо идеје, подржимо идеју шефа или генеришемо велике листе цоол ствари на посту, које се никада више не чују нити виде.

Уместо тога: Радите на дефинисању теме за браинсторминг и подијелите је са позванима прије сесије. Прикупите њихове доприносе и консолидирајте их и поставите их или подијелите без приписивања идејама. Користите живу сесију да бисте скочили и надоградили поднесене идеје, додајући на листу. Одуприте се нагону да процените идеје на овој сесији. Укључите и друге технике које минимализују притиске социјализације, као што је писање мозга. И изнад свега, консолидирајте идеје и креирајте процес за њихово вредновање, као и да их архивирате за једноставну групну референцу у будућим сесијама и ситуацијама.

4. Прегледи операција који чине инквизицију питомом. Ако сте икада претрпели неку сесију на којој се вођа састанка - обично извршни - фокусира на било коју борбену функцију или трага за слабом тачком у презентацији свакога, а затим немилосрдно пече гласнике, знате како је овај формат деструктиван. Не продубљујте овај процес.

Уместо тога: одржати приватне дубоке функционалне роњења и корпоративне проктолошке испите и фокусирати се на дијељење кључних оперативних индикатора, проблема и могућности. Састанак групе није време или место да се раздвоји подручје или појединца који не остварује резултате. Саставите састанак на лицу места, али не стављајте све друге на ваше видљиво унакрсно испитивање по овом питању. Не одустајте од одговорности за побољшање, већ елиминишите окрутност и оно што је јавно срамотно из вашег репертоара управљања састанцима.

5. Састанци који постављају питања која захтијевају спонтане одлуке. Чудно или иронично, сала за састанке је једно од најгорих места за брзе одлуке. Подизање питања по први пут и позивање на одлуку стављају људе на лицу места и они ће вам замјерити што користите овај приступ.

Уместо тога: Радите непрекидно испред састанака групе да бисте ангажовали кључне заинтересоване стране о питањима и опцијама. Тражите њихов допринос, понудите своје перспективе и радите на заједничким интересима. Користите форум за састанке да бисте потврдили интересе заинтересованих страна и идентификовали њихове препоруке. Иако још увек не можете да донесете тренутну одлуку без другог корака, ојачат ћете своје радне односе са својим радом прије сесије.

Тхе Боттом-Лине фор Нов

Ми смо по природи комунална бића, па чак и са различитим технолошким алатима који нам омогућавају да се повежемо без да смо на истом месту, понекад, то само помаже да будемо лицем у лице. Искористите ово вријеме мудро и покажите своје поштовање за учеснике тако што ћете направити састанке који ће минимизирати инвестиције у времену и максимизирати висококвалитетну размјену информација у окружењу које не угрожава.