Улога и сврха Повеље пројекта

Пројекти формално постоје у организацији због повеље пројекта. То је документ који овлашћује рад и именује менаџера пројекта. То вам даје, као руководиоцу пројекта, мандат да обављате посао описан у њему.

Најважнија улога повеље пројекта је да прецизно одреди шта ће пројекат постићи. Погледајмо шта је у овом битном пројектном документу.

Шта иде у Повељу пројекта?

Први део повеље пројекта ће навести назив пројекта, имена спонзора и менаџера пројекта и датум када је документ припремљен. Онда уђете у месо документа.

Главни делови повеље пројекта су следећи.

• Сврха пројекта: Ово објашњава зашто је пројекат пожељан. Можете се позвати на пословни случај или уговор који покреће овај пројекат или једноставно објаснити зашто је важно урадити овај посао.
• Опис пројекта: Објасните у овом одељку шта ће пројекат постићи. Требало би да укључите детаље о ставкама које ће се градити или о услугама које ће бити испоручене.
• Буџет: У овом тренутку можда нећете имати све детаље о пројектним задацима, тако да не можете ставити потпуни и детаљни буџет пројекта заједно. Забиљежите сва буџетска ограничења или почетни распон трошкова на високом нивоу који очекујете.

• Ризици: Сви пројекти имају ризике. Овај део повеље пројекта формира рану верзију дневника ризика вашег пројекта. Документирајте све ризике које знате у овом тренутку, тако да менаџерски тим може да види шта би могло утицати на пројекат који иде напред.
• Прекретнице: Ако знате прекретнице на високом нивоу, укључите их у повељу пројекта у овом одјељку. Можете их пребацити на Гантов дијаграм касније када дођете да саставите детаљнији план. У овом тренутку само тражите датуме смрти или било шта што је наведено у уговорима на којима радите.

• Циљеви пројекта: То је заиста важан дио, али га је тешко саставити. Покушавате да одговорите на питање: "Како ћемо знати када завршимо?" Запишите шта очекујете од пројекта и како ћете знати да ли сте тамо. На пример, у пројекту за покретање система за евидентирање времена за сва одељења, циљ би могао бити: „Сви тимови ће користити систем временских листа до краја године.“ Такође, забележите ко ће бити одговорни за пристанак да сте постигли овај циљ. На крају пројекта се избегавају сви проблеми, где одједном нико није спреман да потпише посао као потпун.

• Нивои ауторитета пројекта: Ако није јасно и документовано негде другде, вредно је укључити део у повељу о томе шта можете да урадите без даљег одјављивања од неког вишег. Уопштено се односи на то што су нивои толеранције постављени на буџет и временске рокове и који би били изражени овако: “Менаџер пројекта има 10% толеранције на буџет и 5% толеранције према распореду. Било које одступање изнад ових одобрених ограничења мора бити потписано од стране спонзора пројекта. “Можете проширити овај одјељак како бисте прецизирали што, ако постоји, овлаштење које пројектни менаџер има о запошљавању и отпуштању особља из пројектног тима.

Усвајање Повеље пројекта

Завршни део повеље пројекта је одељак о одобрењима. Руководилац пројекта и спонзор пројекта (или особа која је покренула посао, ако дугорочни спонзор тек треба бити именован) треба потписати и дати датум документа. Данас ће то вероватно бити путем е-поште, зато чувајте копију ауторизације е-поште у пројектним датотекама у случају да се морате вратити на њу.