Коришћење прекретница у управљању пројектима

Једна од основних карактеристика пројекта је да траје одређени временски период. То би могло да буде од неколико недеља до неколико година, ау неким случајевима и за велике грађевинске пројекте или јавне радове, деценијама.

Да би пратили напредак на путу и ​​осигурали да се кључни резултати постижу према временском оквиру, пројектни менаџери користе прекретнице.

Прекретница пројекта је задатак са нулом трајања, што значи постигнуће у пројекту. Користе се као начин да се покаже напредак и напредак и да се људима покаже шта се дешава, чак и ако немају детаљно знање о задацима који су укључени да би тамо стигли. У том смислу, они су веома корисни за комуникацију са заинтересованим странама и постављање очекивања.

Када користити кључне тачке пројекта

Прекретнице у управљању пројектима користе се за означавање:

• Почетак значајних фаза рада
• Завршетак значајних фаза рада
• Рокови
• Када се донесе важна одлука
• Остале фиксне тачке у времену које је потребно посебно позвати

Колико често се постављају прекретнице у вашем плану

Курс за обуку може препоручити да се ваши планови постављају једном мјесечно.Ово је добро и добро правило, али морате користити своју професионалну просудбу. Неки мјесеци могу имати доста активности, а важни састанци су означени као прекретнице, одлуке које се доносе и затварање једне фазе и почетак друге.

У другим мјесецима можда сте фокусирани на извршење, с врло мало, ако ништа друго, на које можете објесити прекретницу.

У сврхе извјештавања, корисно је створити разлог да се направи прекретница барем једном у сваком циклусу извјештавања.

Како су прекретнице представљене на вашем гантограму

Прекретнице су једна од компоненти гантограма и приказане су на графикону као дијамант. Нису приказани као нормалан задатак јер имају трајање од нуле: другим ријечима, не заузимају се у било које вријеме. У сврху планирања на Гантовом дијаграму, они се само дешавају.

Ако не користите Гантове карте, и даље можете користити прекретнице. Ево 5 алтернатива Гантовим графиконима: и даље можете укључити прекретнице у свој план користећи их.

Ако желите да останете лично организовани и да софтвер за управљање пројектима није у потпуности интегрисан са календаром, можете да копирате и налепите кључне датуме у свој дневник. У зависности од тога како желите да радите, ово вас може подсетити на оно што треба да се догоди.

Како именовати прекретнице

Прекретнице би требале имати јасан опис распореда пројекта, али не онај који имплицира да су они задатак. Стога их не треба звати '' Договорити се за прелазак у фазу 2 ', али' Фаза 2 почиње '. Ако желите да одразите напор да постигнете договор да пређете у фазу 2, додајте задатак непосредно пре прекретнице да бисте га покрили.

Прекретнице би требале описати тренутак у којем они представљају овако:

• Фаза тестирања завршена
• ПИД одобрен
• Потписан уговор

Многи пројектни менаџери одлучују да броје своје прекретнице и за једноставну референцу. Ако користите структуру слома на послу, можете користити нумерисање од тога. У супротном, добро је користити М1, М2 и тако даље да бисте јасно ставили до знања на шта мислите. Јасна структура именовања постаје важнија како се број прекретница повећава, па размислите о томе како ћете то урадити ако ваш пројекат траје неколико мјесеци.

Како добити прекретницу потписано

Прекретнице су дио распореда ваших пројеката, тако да када је ваш распоред базиран, требали бисте размотрити своје прекретнице потписане.

Ако треба да промените датуме ваших прекретница, онда треба да користите стандардну процедуру контроле промена за прилагођавање плана. То може бити лако као разговор са спонзором пројекта и обавјештавање о томе зашто је потребно да се промијене датуми, или формално као састављање новог препорученог распореда и његово одношење у плански одбор који ће га ратифицирати.

Најбоље је да утврдите који ће ваш прекидни процес бити, ако га имате, пре него што га будете морали користити, тако да не губите време када морате да извршите промену.

Коришћење прекретница за комуникацију

Прекретнице су корисне за комуникацију и извјештавање јер представљају минималне тачке контроле у ​​плану. Другим речима, ако сте извадили све друге задатке, још увек можете да видите шта се дешава и да наставите напредовање пројекта користећи само прекретнице.

Требало би да можете да извучете прекретнице и ставите их на контролну таблу или извештај о пројекту. Они треба да испричају причу о пројекту на довољно детаљан начин како би задовољили људе којима пријављујете, обично вашег спонзора пројекта или друге извршне групе као што је управљачка група (или пројектни одбор). Сваког мјесеца, или на фреквенцији извјештавања коју користите, можете показати који су циљеви постигнути.

Извештавање о прекретницама је прилично једноставно и често се ради као табела. Наведите опис прекретнице, датум када је истекла, а затим нови предвиђени датум. Када се достигне прекретница и може бити означена као потпуна, додаје се и тај датум. Надамо се да ће бити исти као и предвиђени датум, али пројекти не раде увијек тако.

Оваква табела чини очигледним шта је завршено и шта је изванредно. Моћи ћете да планирате одговор на питање: "Зашто нисмо погодили ту прекретницу?" Пре него што кренете да се састанете са својим спонзором или пошаљете извештај.

Када је ваш пројектни план веома дугачак, и имате много прекретница, лакше ће вам бити одустајање од завршених прекретница сваког циклуса извјештавања. Извјештавајте само о прекретницама које су предстојеће или завршене у том мјесецу: сљедећи мјесец скините све што је завршено прошлог мјесеца, тако да не додајете стално дужини извјештаја тако што ћете људима рећи да је посао који већ знају завршен.

Прекретнице су заиста користан алат за управљање пројектима за планирање, распоређивање и извјештавање и једноставни су за кориштење. Ставите неке у свој следећи пројектни план, пратите их и наћи ћете се како учите како вам фреквенција најбоље одговара.

Као и све у управљању пројектима, користите их флексибилно за испоруку жељеног резултата, користећи ове савјете и смјернице за информирање о властитим одлукама.