Како планирати састанак компаније

Честитам! Ваша компанија ће одржати састанак за групу запослених изабраних са свих нивоа компаније. Извршни директор вам је дао одговорност за руководиоца пројекта за овај догађај. Ови савети и огледни план пројекта показују један начин да менаџер пројекта приступи изради плана пројекта за састанак компаније или сличан комплексан пројекат.

Пред-планирајте пројекат

Ваш први корак је да планирате план. Почињете тако што ћете са учесницима расправљати о догађају. Ако је то урађено прошле године, шта је било исправно? Шта је пошло наопако? Ко је управљао пројектом и могу ли вам помоћи да избјегнете замке ове године? Будући да вам је директор додијелио пројект, шта он / она жели од догађаја? Када ће догађај бити? Где? Који је буџет?

Сакупите што више информација. Ово ће бити скелет на којем ћете изградити пројектни план.

Изградите тим

Који други ресурси су вам потребни да би овај пројекат био успешан? Постоје ли људи у другим одељењима који вам могу помоћи да овај догађај буде успјешан? Шта треба да урадите да би вам помогао? Можете ли само питати или требате добити формално одобрење од њиховог шефа? Колико вам времена треба од њих? Које специфичне вештине требате да им пружите? Може ли ико други пружити ту вјештину ако особа коју желите није доступна?

Како је ово састанак у цијелој компанији, како ХР може помоћи? Да ли вам је потребна помоћ Одјела за објекте? Шта је са одељењем за маркетинг? Да ли вам је потребна помоћ у том подручју?

Планирајте Агенду

Када знате колико дуго ће састанак трајати, почињете да попуњавате временске блокове. Да ли вам треба уводни звучник? Ко ће то бити? Да ли ћете задржати присутне заједно или ћете их поделити у мање групе за део програма? Колико других говорника ће вам требати? Ко ће обезбедити мање сесије ако избијеш?

Да ли ће догађај трајати више од једног дана? Како ћете затворити Дан Један? Како ћете поново отворити дан други?

Како ћете завршити на крају? Да ли вам је потребан завршни говор? Како ћете се носити с логистиком људи који одлазе из хотела ако их резервишете?

Пронађи простор

Сазнајте колико људи долази. Затим одредите колико вам је потребно простора. Где ће се одржати тај догађај? Има ли мјеста у корпоративној канцеларији или вам је потребан већи простор? Да ли ЦЕО жели да се састанак одржава изван локације како би се људи могли концентрисати, или жели да се одржи у канцеларији како би се трошкови смањили на минимум?

Која својства у вашем подручју могу пружити простор који вам је потребан? Да ли је хотел у близини аеродрома добар избор за минимизирање времена путовања за људе који долазе из града или бисте требали пронаћи нешто изван града које ће бити тише?

Шта различите просторије наплаћују за своје објекте? Шта они укључују и шта ћете морати да купите и унесете? Да ли ће вам доделити особу са којом ћете радити? Каква је њихова политика у погледу материјала и људи извана?

Пулл Ит Офф

Након што сте прикупили одговоре на већину ових питања, можете почети да састављате план пројекта. Запамтите да ово што приказујемо овде је листа пројектних задатака, само структура рада (ВБС). Она не укључује ниједну зависност између задатака или временских рокова. Они ће бити додани касније.

План пројекта за састанак предузећа

У Како планирати пројекат користећи основне алате за управљање пројектима, разговарали смо о размишљању иза планирања пројекта и кориштењу вјештина управљања пројектима током процеса планирања. Ево како ће структура структуре пројекта (ВБС) пројекта тражити пројекат за планирање састанка компаније:

1. Планирање пројекта

1. Одредите буџет
2. Разговарајте са ЦЕО-ом о успостављању циљева пројекта
3. Контактирајте претходног менаџера пројекта (ПМ) за савјете
4. Одредите листу заинтересованих страна
5. Контактирајте заинтересоване стране за допринос.
6. Успоставите жељени датум за догађај
7. Одредите колико је говорника / презентера потребно
8. Одредите колико је особља за подршку потребно
9. Одредите колико ће запосленика присуствовати
10. Наведите могуће локације за догађај

2. Изградња пројектног тима

1. Набави репутацију из маркетинга
2. Узмите реп од ХР
3. Погледајте да ли ће Куповина одредити некога за помоћ
4. Замолите Сусан да обради све детаље говорника
5. Добијте репутацију из објеката
6. Распоред састанака пројектног тима

3. Развити Агенду

3а План Даи Оне

1. Подесите време почетка
2. Одредите време, договорите место и особље за регистрацију
3. Подесите дужину јутарње сесије
4. Одредите дужину говора
5. Израчунајте број говорника потребних за јутарњу сесију
6. Запошљавање говорника
7. Планирајте паузу ујутро (време и дужину)
8. Организовање освежавања конференцијске сале током паузе (вода, смеће, итд.)
9. Планирање паузе за ручак (време, дужина, локација, мени, ко плаћа)
10. Планирање поподневне сесије (дужина, број говорника)
11. Запослите поподневне говорнике
12. Планирајте Дан затварања (време, ко, дужина)

3б План Даи Тво

1. Подесите време почетка
2. Подесите дужину јутарње сесије
3. Израчунајте број говорника потребних за јутарњу сесију
4. Запошљавање говорника
5. Планирајте паузу ујутро (време и дужину)
6. Организовање освежавања конференцијске сале током паузе (вода, смеће, итд.)
7. Планирање паузе за ручак (време, дужина, локација, мени, ко плаћа)
8. Планирање поподневне сесије (дужина, број говорника)
9. Запослите поподневне говорнике
10. План завршавања говора (време, ко, дужина)
11. Организујте време одјављивања са хотелом

4. Планирајте простор

1. Одредите број учесника
2. Планирање распореда седишта (редови наспрам табела)
3. Израчунајте потребан простор
4. Истражите доступна места са том количином простора (трошкови, локација, укључене услуге)
5. Бројите звучнике сваки дан и укупно
6. Одредите број и врсту потребног помоћног особља
7. Сазнајте колико ће учесника / говорника / особља требати собе
8. Преговарајте трошкове и датуме са доступним локацијама
9. Потписати уговор са одабраном локацијом

5. Објавите догађај

1. Завршите све детаље са локацијом догађаја
2. Уверите се да су учесници обавештени
3. Обавестите све говорнике о теми и времену презентације
4. Обавести све особље за подршку о дужностима и смјенама
5. Набавите РСВПс од полазника
6. Ако је потребно, обавестите присутне о ​​замени

6. Фоллов Уп

1. Добијте нацрте говора свих говорника
2. Прегледајте завршне говоре
3. Набавите ознаке имена за све присутне, говорнике, особље
4. Купите све материјале и поклоне за полазнике
5. Поново потврдите локацију догађаја

7. Преглед и процена

1. Пошаљите упитник задовољства свим полазницима
2. Пошаљите прегледну анкету свим говорницима
3. Пошаљите хвала свим говорницима и особљу
4. Одржати састанак са пројектним тимом

Даље планирање

Наведена структура структуре пројекта (ВБС) приказује узорак за планирање састанка компаније. То је само нацрт. Пројектни тим ће и даље морати радити на овим питањима и проширити на многе од њих. Поред тога, требало би да раде на времену које је потребно за сваки задатак, релативној важности задатака и међу-односима / зависностима између задатака.