Сазнајте како одржавати минуте састанка

Записници са састанака су детаљне белешке које служе као службени записник састанка или конференције. Особа задужена за окупљање обично тражи од једног од учесника да се бави овим задатком. Једног дана, неко би могао бити ти! Иако то није страшно тежак посао, он је важан. Пошто су записници са састанака званични подаци о томе шта се догодило, потребна је прецизност. Мораћете да предузмете детаљне напомене да људи морају бити у могућности да се позову касније, ако је потребно. Ево неколико напутака који ће вам помоћи да ријешите овај задатак финесом.

Сазнајте шта да радите пре, за време и после састанка.

Пре састанка

• Изаберите свој алат за снимање: Прва ствар коју морате да урадите је да одлучите како ћете узети своје белешке. Хоћете ли ићи у стару школу и користити оловку и папир или ћете ићи у технику и користити лаптоп рачунар, таблет или паметни телефон? Проверите са својим шефом да ли он или она преферирају да користите одређену методу. Мало је вероватно али је могуће.
• Уверите се да је ваш избор алата у исправном стању и да имате резервну копију само у случају да ваша оригинална порука не успе. Ако, на пример, понесете лаптоп, имате и оловку и папир. Не желите да прекинете састанак док тражите нешто о чему ћете писати ако се рачунар поквари.

• Прочитајте дневни ред састанка прије почетка састанка. То ће вам омогућити да формулишете нацрт ваших минута. Оставите мало простора испод сваке ставке и упишите своје биљешке тамо. То ће учинити ваш посао мало лакшим, све док се особа која води састанак држи дневног реда.

Током састанка

• Прођите око листе за присуство и проверите да ли се сви пријављују. Треба да укључите списак свих присутних у званичне записнике.
• Постарајте се да знате ко су сви.На тај начин ћете моћи да идентификујете ко говори и да исправно унесете те информације.
• Забиљежите вријеме почетка састанка.
• Не покушавајте да запишете сваки коментар. У реду је укључити само главне идеје. Будите веома опрезни да не изоставите ставке са којима се не слажете. Ваше предрасуде не би требало да утичу на вас. Запамтите да је ово службени рачун, а не ваше мишљење о томе шта се догодило!

• Запишите све приједлоге, ко их је направио и резултате гласања, ако их има; не морате да записујете ко је поднео захтев. Наравно, правила ваше организације могу се разликовати, тако да их прво потврдите.
• Ако се гласови о било каквим предлозима или расправама одложе до наредног састанка, забиљежите то.
• Забиљежите вријеме завршетка састанка.

После састанка

• Укуцајте записник што је пре могуће после састанка док је све још свеже у вашем уму. Ако сте пронашли грешку у вашим белешкама или ако имате питање, можете га брзо разјаснити разговором са другим учесницима.
• На коначном примјерку записника, укључити назив организације, назив одбора, врсту састанка (дневни, тједни, мјесечни, годишњи или посебни), и његову намјену.
• Дајте времена која су почела и завршила.
• Наведите листу учесника и напомену о томе ко је водио састанак. Такође можете овде да наведете да сте узели записник. Укључите своје име на листу учесника и, у заградама иза вашег имена, реците да сте узели записник. Алтернативно, на крају документа можете да се потпишете тако што ћете написати "Одговарајуће послано од", након чега следи ваше име.

• Прочитајте минуте пре него што их пошаљете. Замолите неког другог који је присуствовао да их погледа. Он или она ће моћи да вас обавесте ако сте нешто случајно оставили.
• Поднесите их особи која је водила састанак, осим ако се не нареди другачије.