Главне компоненте комуникације на радном месту

Комуникација је размена информација између два или више појединаца, чин преношења информација. Комуникација има толико много компоненти, а недостатак комуникације на радном месту је уобичајена појава.

Ефикасна комуникација захтева да све компоненте комуникације савршено функционишу за „заједничко значење“, што је моја омиљена дефиниција комуникације. Од посебног је значаја када се постављају и одговоре на питања.

Компоненте у комуникацији

Свака комуникација има пет компоненти и шесто је то свеукупно окружење радног мјеста у којем се комуникација одвија. Компоненте комуникације су:

• Особа која шаље поруку. Пошиљалац мора презентирати поруку јасно и довољно детаљно, тако да прималац дијели значење са пошиљатељем.
• Контекст поруке. Контекст је начин на који се порука шаље од стране пошиљатеља поруке. Контекст укључује невербалну комуникацију као што су гестови, говор тела, изрази лица и елементи као што је тон гласа. Већина контекста за поруку је доступна само када приматељ може видјети и чути пошиљатеља поруке. Е-маил и ИМ емотикони су, на пример, лоша замена јер их пошиљалац формулише без уноса са пријемника.

  Други део контекста су емоције које су укључене у комуникацијски круг. Да ли је пошиљалац љут? Да ли је пријемник индиферентан на садржај комуникације или презир према пошиљаоцу? Нормалне људске емоције утичу на то да ли је порука успешно подељена.

• Особа која прима поруку. Прималац мора пажљиво и пажљиво да слуша, поставља питања за јасноћу и парафразира да би утврдио да ли прималац дели значење са пошиљатељем. Ако прималац верује пошиљаоцу, шансе за ефективну комуникацију се повећавају.
• Начин испоруке који одаберете. Метод испоруке би требао бити одабран на основу медија који је најучинковитији за преношење значења поруке. Будући да су методе комуницирања толико различите од почетка рачунара и мобилних уређаја, одлуке о начину испоруке постале су сложеније. Начин испоруке мора одговарати комуникацијским потребама пошиљатеља и приматеља.

  Комуникационе методе укључују вербалну комуникацију, инстант поруке (ИМ), е-пошту, писма, знакове, постере, видео снимке, снимке екрана, телефоне, белешке, обрасце, писане документе и још много тога. Ове методе ће се и даље ширити, а очекивања запослених за тренутну комуникацију о свему што има везе са њиховим радом ће наставити да расте.

  Особна комуникација се повећала, посебно за организационе информације које би могле тражити промјене, омогућити препознавање запосленика или омогућити питања на лицу мјеста. Лична комуникација је такође фаворизована зато што запослени имају приступ компоненти, контексту.

• Садржај поруке. Садржај поруке треба да буде јасан и представљен и описан довољно детаљно да би прималац добио разумевање. Ако садржај поруке резонира и повезује, на неком нивоу, са већ одржаним уверењима примаоца, он је најефикаснији.

Како постављати добра питања побољшава комуникацију

Јамес О. Пиле и Марианн Каринцх додају сљедеће како би помогли дјелотворној комуникацији.

Од људских ресурса до услуга корисницима, лоша питања загађују скоро свако радно мјесто. Лоша питања често доводе до непотпуних или погрешних одговора и могу нарушити однос. С друге стране, добра питања су вриједан алат за ефикасност, компетентност и изградњу односа.

Постоји шест типова добрих питања: директна, контрола, понављање, упорност, сажетост и непримјерен. Да их укратко опишем:

• Директан: Ви постављате једноставно питање са основним упитником.
• Контрола: Већ знате одговор на њега када га питате. То је начин да се утврди да ли особа лаже, неинформисана је и / или не обраћа пажњу.
• Понављање: Постављате два различита питања која се тичу исте информације.
• Упоран: Исто питање постављате на различите начине како бисте истражили све аспекте жељених информација.
• Резиме: Ви постављате питање које има за циљ да извор омогући да поново одговори.

• Није релевантно: То се не односи на тему о којој желите да знате, али то је особа о којој вјероватно неће лагати; она служи сврси да види шта је истина “изгледа” и да наведе особу да се отвори вама. Такође се може повезати са контекстом размене питања.

Детаљи о 6 врста добрих питања

Директан

Директна питања су најбоља: Један упитник, један глагол и једна именица или заменица.

• Ко си ти?
• Шта се десило на забави?
• Када сте стигли у канцеларију?
• Где су кључеви од кола?
• Зашто сте раније напустили састанак?
• Колико сте платили за иПад?

Контрола

Када кажете, "намјерно нећу поставити директно питање?" Када провјерите истинитост или точност одговора, онда користите контролно питање и тражите досљедност.

Контролна питања су намерна питања на која знате одговор, тако да се не ради о откривању информација. Ради се о откривању понашања, образаца говора и нивоа истинитости или тачности. Можда је то нешто о чему сте раније разговарали са том особом.

Ако знате да је неко из вашег тима за људске ресурсе отуђио запосленог зато што је запосленик послао е-маил да се жали на ту особу, могли бисте поставити контролно питање као што је: "Како је то данас прошло у прегледу перформанси са Памелом?" Информације; Ви само желите да сазнате како ваш ХР особа одговара на питање.

Понављање

Желите доћи на исту информацију на два различита начина. На пример, ако сте питали: "Колико људи је на продајном тиму?" Особа с којом разговарате може одговорити: "Има их 22 у пољу." Касније, када разговарате с њим о нечем другом - области у којима компанија има упориште, на пример - можете питати: "Колико продајних региона имате?"

Он би могао да одговори, "22", што је начин да се потврди број особља у продајним снагама. То није апсолутни тест, али даје вриједност и повјерење ономе што је раније рекао. То су два различита питања која проверавају дате информације.

Користећи поновљена питања, можете открити и разлике. Ако ваш извор у овом примеру одговара да постоји 28 продајних региона, требало би да имате неко појашњење. Можда постоји сасвим добар разлог - продајне снаге обично имају комплемент од 28, али је у последње време било толико промета, да су шест кратких - али одговор изазива сумњу у чињеницу да постоји неслагање између броја особља и броја продајних територија. Та неусклађеност мора довести до даљњег испитивања како би се ријешио проблем.

Упоран

У свакој размјени у којој се може дати више од једног одговора на питање, употријебите упорно испитивање да бисте добили потпуни одговор. Као и поновљена питања, упорна питања су корисна и ако сумњате да особа није истинита.

"Где сте отишли ​​на одмор у Калифорнију?" Могло би изазвати одговор, "Диснеиланд". Иако је могуће да је Диснеиланд једино мјесто, логично је слиједити то питање са "Гдје другдје?"

Заобилажење тог поновљеног питања и право на питања о Диснеиланду значи да пропустите прилику да добијете комплетну слику о путовању вашег пријатеља у Калифорнији, осим ако те информације не процури у неком другом тренутку.

Сажетак

Сажета питања не односе се на утврђивање истинитости колико и на враћање извора ономе што је рекла, тако да она има прилику да размисли: "Да ли сам заправо рекла оно што сам хтела да кажем?"

Ви продајете аутомобиле свих врста, од хатцхбацк-а са два врата до луксузних модела у пуној величини. Млади пар долази у изложбени салон и тражи тест-вожњу једног од луксузних модела.

"Шта ћеш користити аутомобил већину времена?" Питаш.

“Враћам се назад и назад на посао. Радимо у истој згради “, каже она.

"За шта ћете још користити ауто?"

“Путовања викендом да видим моје родитеље. Таква је ствар. ”Она застаје и додаје:“ Они живе стотину миља далеко. ”

"Зашто мислите да је луксузни аутомобил најбољи избор?"

Размјењују поглед. Он каже: "Волимо га боље од осталих."

"Која је твоја омиљена боја", питаш, гледајући равно у њу.

"Црвено."

"Да видим да ли имам ово право. Чујем да кажете да желите луксузни аутомобил у луксузној класи. Колико добро овај опис одговара ономе што желите?" у овом случају.)

Размјењују још један поглед. Рекао је: "Мислимо да би можда била боља боја пригушеније."

"Шта мислите о луксузном моделу, мислите да је то најбољи за вас?" (Опет, ово је начин да се сумира и потврди оно што сте чули. Желите да сазнате да ли су они толико обожавани изгледом скупог да они не желе да разматрају ништа друго, или ако је први одговор прикривао неку видљиву чињеницу.)

"Мој тата каже да је ово најсигурнији аутомобил на путу."

Одговор на скраћено питање говори вам да се они, у ствари, могу свидјети, али не због тога како то изгледа. Читали сте између редова. Они тек почињу да раде заједно. Њен отац их је вероватно послао у салу да купи "најсигурнији аутомобил на путу", који ће им помоћи да купе. Одлучили сте да наставите са продајом, знајући да ће вам апликација за аванс и зајам вјероватно дати остатак приче.

Неки људи можда неће бити задовољни да постављају скраћено питање попут оних који су уграђени у овај сусрет са продајом јер не желе да изгледају једноставно или непажљиво. Ако поставите питање тачно на исти начин на који сте га питали први пут, онда би могли имати валидан закључак.

Такође не желите да постављате исто питање два пута заредом чак и ако промијените фразирање. Постављајући одређену дистанцу између првог пута када постављате питање и другог, и мало преформулишући питање, једноставно наиђете на некога ко је заиста заинтересован за оно што друга особа има да каже.

Нон-Пертинент

Можда ћете открити да особа која одговара на ваша питања изгледа под стресом; неприкладно питање може ублажити напетост. Или, можда вам је потребно време да размислите или упутите своје белешке, тако да користите питање само да бисте купили мало простора и времена.

У постављању истакнутих питања као што су: “Који сте пројект пропустили у прошлости?” И “Како сте покушали да ријешите проблем?” Можете лако учинити да се кандидат за посао осјећа као да је усред испитивања на бојишту..

Кандидат би могао рећи: "Покушао сам да ријешим проблем окупљањем одељења око заједничког циља - начин на који ја добијам мом сину од малог тима да се фокусира на ударање лопте."

Можете дати кандидату паузу питањем: "Колико дуго сте тренирали лигу?" Пре него што се вратите на дискусију о његовом зезању и како је покушао да то поправи.

Коначно, овде постоје два начина да се упропастимо питања која почињу са свим потребним компонентама и на крају не постанемоДобро.

1. Додавање превише квалификатора или других речи и фраза које ометају питање. На пример: "Шта сте имали за доручак у ресторану где су столице од винилног пулта напукле и покривене лепљивом траком?"
2. Често се не чека и одговор. Питате: "Које је ваше омиљено јело?" Особа размишља тренутак, а не реагира одмах. Звучиш, "Печена говедина?" Тишина је ефективно средство за испитивање. Не губите откриће, информације, трагове као резултат отварања уста када вам је потребно да отворите уши. Запамтите правило "две уши, једна уста" да извучете највише из испитивања.

   Околиш и комуникација

   Наведене компоненте комуникације промовишу заједничко значење када дјелују заједно како би учинковито доставиле поруку. Радна околина у којој се те компоненте одвијају такође утиче на комуникацију и да ли је комуникација примљена.

   Када постављате ваљана питања, градите однос и инспиришите самопоуздање. Питања чине још један дио темеља за комуникацију на радном мјесту који дијели значење

   У радном окружењу које наглашава отворену комуникацију, укљученост запослених и заједничке циљеве, комуникација је чешћа и ефикаснија. Али, очекивања за значајну комуникацију постављају границу у овим најбољим радним местима. Дакле, чак иу радном окружењу које је усредоточено на запосленике, запослени се жале да не знају што се догађа.

   Због свих компоненти и свеукупног окружења појединог радног мјеста, комуникација остаје изазовна. Старомодна питања о томе ко треба да зна шта и када треба да знају никада се у потпуности не може одговорити на било чије задовољство.

   Притужбе запослених на превише информација, недовољно информација, па чак и преоптерећеност информацијама, наставиће да одзвањају на радним местима. Никада нећете излечити проблем комуникације, али са посвећеношћу и пажљивошћу можете повећати ефикасност ваше интерперсоналне комуникације и комуникације на радном месту.

   Више везано за ефективну комуникацију на радном месту

   1. Добијте повратне информације са Граце и достојанством
   2. Како развити своју емоционалну интелигенцију
   3. Како одржати тежак разговор
   4. Повратна информација