9 Вештине о олакшавању састанака за менаџере

Састанци могу бити или прилике за размјену идеја, расправу о изазовима и дефинирање акционих планова, или могу завршити као непродуктивни расипници времена. Нажалост, менаџери су често главни актери у сусрету са дисфункцијом процеса.

Ево идеја за менаџере на свим нивоима да ојачају своје вјештине за олакшавање састанака као подршку побољшању продуктивности састанка.

Где менаџери иду погрешно са састанцима

Многи менаџери мисле да знају како да “воде” састанак. Они постављају дневни ред, раде све разговоре и доносе све одлуке. Иако ово може да буде лако и ефикасно за менаџере, то је често губљење времена људи и не утиче на креативни потенцијал тима. У ствари, он има супротан ефекат јер запослени теже повлачењу, одлажући менаџера који жели да буде задужен.

Постоји много разлога зашто менаџери не укључују своје запослене у састанке, укључујући:

• Страх од пуштања
• Лажно веровање да зато што су они задужени, морају дати све одговоре
• Недостатак повјерења у способности или вјештине рјешавања проблема њихових запосленика
• Недостатак вештина за олакшавање састанака

Док су прве три ставке понашања сиромашних менаџера, последње, вештине фацилитације, могу се научити и ојачати праксом.

Јачање ваших способности за олакшавање састанака

По дефиницији, олакшавање значи, “ Учинити лакшим или мање тешким; помоћ напред. ”Да би менаџер омогућио састанак (умјесто да га води), они морају бити спремни да се одрекну своје моћи и да буду отворени за различите исходе и приступе.

Правилно вођење састанака укључује укључивање свих који су укључени у препознавање и рјешавање проблема. Тимови ће скоро увек развијати боља, креативнија решења него што би било који менаџер могао и ће вероватније подржати имплементацију решења.

Ево девет вештина потребних да се олакша састанак, који се може научити и побољшати праксом:

1. Планирање агенде. Заједнички састанак почиње са планирањем дневног реда. Одабир тема које позивају на учешће, тј. Проблем који треба ријешити је далеко занимљивији од “информативних” тема. Међутим, потребно је издвојити довољно времена како би се омогућило укључивање групе.
2. Окружење и окружење. Логистика је важна! Када се људи осећају нелагодно, не виде се, не могу да чују или су гладни, резултати састанка ће патити. Научите како да користите логистику као начин да подстакнете велико учешће и уклоните препреке.

1. Постављање питања. Велика питања стимулишу велику дискусију. У чланку „70 страшних питања за тренирање који користе модел РАСТ“, нуди се нека отворена питања за расправу.
2. Активно слушање. Када менаџер парафразира, проверава разумевање и поставља питања која следе, она подстиче веће учешће и одржава дискусију.
3. Браинсторминг. Већина људи мисли да већ знају како да размишљају. Међутим, они обично нису. У превише окружења, ефикасност браинсторминга је смањена лошим управљањем процесима, јаким социјалним или политичким притисцима и лошим вјештинама фацилитације. Многи људи никада нису доиста искусили моћ добро вођеног браинсторминга.

1. Вештине изградње консензуса. Консензус не значи да се сви морају сложити са одлуком. То значи да је свако имао прилику да подијели своје погледе и предложи идеје. Правилно посредовање ће водити групу од размене идеја до израде ефективне одлуке. Постизање консензуса траје више времена, али ће обично добити јачи буи-ин од групе у цјелини. Међутим, упамтите да консензус није крајњи циљ. Ефикасна одлука за овај проблем је најважније питање. Види Оквир за доношење консензуса у шест корака за више информација о томе како водити тим кроз процес доношења консензуса.

1. Решавање конфликата. Кад год постоји велики број људи укључених у рјешавање проблема, конфликт је неизбјежан. Заправо, сукоб око задатка или проблема гледају истраживачи тима као дио процеса за ефикасно доношење одлука. Менаџер мора научити како да искористи моћ сукоба на позитиван начин.
2. Вештине невербалне комуникације. Иако се истраживачи препиру око тачног процента, већина би се сложила да више од 50% комуникације није вербално. Менаџер треба да буде у стању да чита тон и језик тела групе како би проценио ниво ангажовања, искрености и посвећености.

1. Снимање. Вјешта групна фацилитација подразумијева познавање када се треба окренути флипцхарту или бијелој плочи како би се ухватило оно што људи говоре. На тај начин се људи осјећају као да се њихове идеје чују и вреднују, те служи као вриједан запис који се користи за планирање активности и праћење.

Доња граница

Време је драгоцено богатство у животу и на послу. Настојте да управљате састанцима ради оптималне ефикасности и ефективности. Учење, вјежбање и примјена горе наведених девет вјештина фацилитације је одлично мјесто за почетак.