Шта је у документу Сцопе пројекта

Када покренете нову иницијативу, документ о обиму пројекта је кључна информација за цео ваш тим. Он дефинише крајњи производ који ће бити испоручен купцу, када се мора испоручити, и по којој цени.

У суштини, овај документ дефинише границе рада, тако да сваки члан тима и корисник разумију шта пројекат подразумијева. Исто тако важно, они разумеју шта он ради не захтевати.

Користи

Изјава о обиму пројекта која је једном подељена са сваким чланом тима и клијентима пројекта је саставни део управљања пројектом. Међу његовим предностима:

• Заједничко разумевање свих учесника о очекиваним карактеристикама, квалитету и времену пројекта
• Средство комуницирања са другим актерима у пројекту како би се добила њихова подршка и укљученост
• Алат за фокусирање напора тима на рад који је потребан да би се задовољиле потребе корисника

Штавише, ако се предлажу промене које су изван граница првобитног опсега, изјава постаје основа за процену и предлагање модификација. Ако су промјене прихваћене од стране свих дионика, изјава о опсегу може бити ревидирана.

Почетак

Менаџер пројекта мора тражити информације од чланова тима, купаца, извршног спонзора и других кључних заинтересованих страна како би разумели и описали потребне резултате пројекта. Ово се често назива испоручивим.

Опис испоруке мора укључивати трошак или прихватљив распон трошкова за пројекат. Такође дефинише кључне карактеристике које треба укључити и временски оквир за испоруку.

Једном договорени од стране клијента, водитеља пројекта, пројектног тима и извршног спонзора, све промјене у изјави пројекта морају бити направљене користећи пажљиво контролисани и документирани процес промјене.

Каскадни утицај

Када се једном постигне договор о обиму или документу, сваки део тима га користи као основу за сопствене процене рада, времена и трошкова. Што је прецизнија и тачнија изјава о обиму, већа је вјероватноћа да ће радни тимови произвести точне процјене и захтјеве за ресурсима.

Изузеци могу бити важни

Није неуобичајено да документ о обиму пројекта наведе одређене ставке које треба искључити из испоруке. На пример, документ извођача за изградњу куће може да предвиди да се дозволе за животну средину добијају од власника и да нису одговорност извођача који гради кућу.

Шта може погрешити?

Недостатак јасноће је уобичајени извор стреса и неуспјеха пројекта. Нејасан или двосмислен опсег документа оставља многа питања отворена за расправу и неинформисане пресуде. Оне могу утицати на карактеристике, квалитет, време и трошкове пројекта.

Још једна замка коју треба избећи је позната као "опсег пузања". Ако је изјава о опсегу нејасна, купац је у искушењу да постави захтјеве који су изван намјере или границе изворних планова.

Подешавање опсега

Иако ће честе промене у опсегу одложити завршетак пројекта и могу додати значајне трошкове, понекад су неопходне и разумне. Руководиоци пројеката се ослањају на процес управљања променама који идентификује тражену промену, ревидира све одговарајуће процене времена, трошкова и радног оптерећења и поново процењује пројекат за нове ризике с обзиром на промену.

Менаџер пројекта и извршни спонзор обично доносе коначну одлуку о промјени опсега само када је ситуација у потпуности анализирана. Промене су документоване у дневнику одлука и затим саопштене већем пројектном тиму.